Wat is de zorgplicht van de werkgever? Verplichtingen en richtlijnen

De zorgplicht van de werkgever is de wettelijke verplichting voor werkgevers om de veiligheid en gezondheid van hun medewerkers te beschermen. Dit houdt in dat de werkgever verplicht is om redelijke maatregelen te nemen om te voorkomen dat medewerkers tijdens het werk een bedrijfsongeval meemaken of ziek worden als gevolg van een beroepsziekte. Door als werkgever de zorgplicht na te leven, draag je bij aan de gezondheid van je medewerkers, en help je ziekteverzuim als HR-kostenfactor te verminderen.

Leestip: ontdek hoe een Compliance Manager cruciaal is voor het naleven van de geldende wet- en regelgeving binnen bedrijven.

• Ervoor zorgen dat je medewerkers met toestellen en apparatuur werken die volledig in orde zijn en vrij zijn van defecten.

• Het verstrekken van de juiste handleidingen en instructies voor het gebruik van machines, toestellen, gereedschappen, en andere apparatuur.

• Je medewerkers toegang bieden tot de juiste werkkledij en persoonlijke beschermingsmiddelen, zoals helmen, brillen, gehoorbescherming en veiligheidsschoenen.

• Het bieden van een ergonomische werkplek aan je medewerkers zowel op kantoor als thuis, en hen ondersteunen bij het ergonomisch inrichten van hun thuiskantoor. 

De wettelijke basis voor de zorgplicht van de werkgever is te vinden in artikel 7:658 van het Burgerlijk Wetboek. Dit is het algemene wetsartikel dat het juridisch kader biedt voor de zorgplicht van werkgevers. In de Arbowet is een vergelijkbare zorgplicht voor werkgevers opgenomen. Hierin is vastgelegd dat de werkgever moet zorgen voor deskundige ondersteuning met betrekking tot de veiligheid en gezondheid van zijn medewerkers.

Volgens de Arbowet, heb je als werkgever de volgende verplichtingen in het kader van de zorgplicht:

• Je bent verplicht de lokalen, werktuigen en gereedschappen goed te onderhouden en ook de juiste handleidingen te voorzien. Op die manier voorkom je dat er schade ontstaat bij het gebruik ervan.

• Als er schade ontstaat en er kan aangetoond worden dat je als werkgever niet de juiste voorzorgsmaatregelen hebt genomen, ben je volledig verantwoordelijk voor de schade.

Er zijn een aantal gevallen waarin je als werkgever niet verantwoordelijk bent voor dergelijke schade:

• Als de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de werknemer.

• Wanneer er iets gebeurt tijdens zuiver woon-werkverkeer. Echter, als collega’s carpoolen of als er een tussenstop wordt gemaakt die werkgerelateerd is, ben je als werkgever wel weer aansprakelijk.

De juiste HR-oplossing voor veerkrachtige bedrijven

In onze nieuwste whitepaper (Engelstalig) laten we zien hoe acht verschillende internationale bedrijven Personio hebben gebruikt om veerkracht in hun bedrijf op te bouwen en succesvol te zijn. Klik op de onderstaande knop om de whitepaper te downloaden en ontdek hoe Personio jou kan helpen hetzelfde te doen.

Download het onderzoek hier

De zorgplicht impliceert dat je als leidinggevende een verantwoordelijkheid hebt als een van je medewerkers ziek wordt. Daarnaast is het ook de taak van de werkgever om maatregelen te nemen om ziekte te voorkomen. Wat er precies van je verwacht wordt en welke stappen je kunt ondernemen in het geval van ziekte en om ziektepreventie te bevorderen, bespreken we hieronder. 

Als een van je medewerkers ziek is, blijft de zorgplicht van de werkgever onverminderd van kracht. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om de zieke medewerker te begeleiden en te ondersteunen tijdens het herstel- en re-integratieproces. Zo moet de werkgever samen met de medewerker een plan opstellen voor re-integratie waarbij de nodige aanpassingen worden doorgevoerd in de werkomgeving om een succesvolle terugkeer naar het werk te faciliteren.

Naast het bieden van de juiste ondersteuning bij ziekte, is het verbeteren van de ziektepreventie een goede manier om goed voor medewerkers te zorgen. Enkele tips om ziektepreventie te verbeteren zijn:

• Creëer een veilige werkomgeving. Zo verklein je de kans op ongevallen en gezondheidsrisico's.

• Communiceer duidelijk over de gezondheids- en veiligheidsprotocollen. Zorg ervoor dat je als organisatie aan alle regelgeving en richtlijnen voldoet, zodat medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt.

• Moedig een gezonde levensstijl aan bij je medewerkers. Stimuleer medewerkers om gezond te leven door bijvoorbeeld gezonde voeding, beweging en stressmanagement te promoten.

• Bied flexibiliteit in het werk. Bied je medewerkers de mogelijkheid om flexibel te werken, zoals thuiswerken en flexibele werktijden, wat kan bijdragen aan een betere balans tussen werk en privé.

Door gebruik te maken van de efficiënte verlofregistratiesoftware van Personio, krijg je eenvoudig inzicht in ziekteverzuim en andere vormen van afwezigheid binnen je bedrijf. Dit stelt je in staat om vroegtijdig te signaleren wanneer actie nodig is om de ziektepreventie te verbeteren.

Een preventiemedewerker is een medewerker die zich op dagelijkse basis inzet voor de veiligheid en gezondheid op de werkvloer. De preventiemedewerker heeft inzicht in alle risico’s en weet dus welke preventieve maatregelen er genomen moeten worden. Dit stelt de werkgever in staat om deze taken uit handen te geven aan een deskundige, zodat hij of zij niet dagelijks met deze zaken bezig hoeft te zijn.

Het is mogelijk dat de fysieke arbeidsomstandigheden in je bedrijf in orde zijn, terwijl je medewerkers toch een (te) hoge werkdruk ervaren. In dit gedeelte bespreken we de rol van de werkgever bij het voorkomen van burn-outs, en hoe je signalen van een burn-out bij je medewerkers tijdig kunt herkennen en aanpakken.

De werkgever heeft de zorgplicht om een gezonde werkomgeving te creëren, door stressfactoren zoveel mogelijk te beperken of op te vangen. Op die manier kan de werkgever een bijdrage leveren aan het voorkomen van burn-outs bij medewerkers. Enkele belangrijke aspecten zijn:

• Het verminderen van werkdruk: zorg ervoor dat de werkbelasting haalbaar is en dat medewerkers voldoende tijd hebben voor herstel en ontspanning.

• Het bevorderen van werkplezier: creëer een omgeving waarin medewerkers zich gewaardeerd en ondersteund voelen.

• Het bieden van hulpmiddelen en ondersteuning: Zorg voor toegang tot middelen en ondersteuning die medewerkers kunnen helpen om met stress om te gaan.

• Let op veranderingen in gedrag: wees alert op tekenen van verandering in het gedrag van medewerkers, zoals verminderde motivatie, teruggetrokkenheid of een toename van ziekteverzuim.

• Voer regelmatig gesprekken met je medewerkers over de werkdruk en mentale gezondheid om problemen vroegtijdig te signaleren.

• Train leidinggevenden: bied trainingen aan zodat de leidinggevenden de signalen van een burn-out tijdig kunnen herkennen en adequaat kunnen reageren op deze signalen.

• Zorg voor een open bedrijfscultuur. Op die manier creëer je een veilige, comfortabele omgeving waarin medewerkers zich vrij voelen om over hun grenzen en uitdagingen te praten. Dit helpt om problemen tijdig te identificeren en aan te pakken.

De zorgplicht van een werkgever geldt ook ten aanzien van medewerkers die thuiswerken. Het naleven van de zorgplicht houdt in dit geval in dat de werkgever moet zorgen voor een goede en veilige thuiswerkplek die voldoet aan de ergonomische eisen, zodat medewerkers hun werkzaamheden op een gezonde manier kunnen uitvoeren.

Bij thuiswerken blijft de zorgplicht van de werkgever grotendeels hetzelfde, maar de invulling ervan kan variëren vanwege de unieke situaties en omstandigheden van thuiswerken. Belangrijk is dat werkgevers in gesprek blijven met hun thuiswerkende medewerkers over de inrichting van hun werkplek. Dit omvat het verstrekken van richtlijnen en, indien nodig, het ondersteunen van medewerkers bij het aanpassen van hun thuiswerkplek om ergonomische klachten te voorkomen.

Ook in het kader van thuiswerken is het de verantwoordelijkheid van de werkgever om medewerkers actief te instrueren over veilig en gezond thuiswerken. Dit houdt onder meer in dat je informatie verstrekt over ergonomische werkhoudingen, het belang van pauzes en hoe je bij je thuis een gezonde werkplek kunt inrichten.

Werkgevers moeten de werkdruk en psychosociale arbeidsbelasting van thuiswerkende medewerkers monitoren. Dit kan door regelmatig gesprekken te voeren met thuiswerkers over hun werkervaring en eventuele problemen met werkdruk en mentale belasting.

Het arbobeleid moet ook betrekking hebben op thuiswerken. Werkgevers dienen het beleid te communiceren en de uitvoering daarvan te bespreken met medewerkers, ondernemingsraden, en/of personeelsvertegenwoordigers. Dit zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van de regels en richtlijnen en dat deze effectief worden nageleefd.

Om de zorgplicht naar behoren te kunnen uitvoeren en de financiële risico’s voor werkgevers te beperken, kan het voor de werkgever nuttig zijn om verschillende verzekeringen af te sluiten. We hebben de belangrijkste verzekeringen hieronder voor je op een rij gezet.

De ongevallenverzekering dekt de financiële gevolgen van een bedrijfsongeval, inclusief de kosten voor de medische behandeling en de eventuele arbeidsongeschiktheidsuitkeringen. Dit helpt om de financiële lasten bij een ongeval te verlichten.

De ziekteverzuimverzekering helpt de werkgever bij het beheersen van ziekteverzuim. Dit gebeurt onder andere door het financieren van preventieve maatregelen, het doorbetalen van lonen tijdens ziekteverzuim, en het bieden van begeleiding tijdens re-integratietrajecten. Hierdoor worden de kosten van ziekteverzuim verminderd en wordt de re-integratie van medewerkers ondersteund.

De aansprakelijkheidsverzekering beschermt de werkgever tegen de financiële gevolgen van claims die voortvloeien uit het schenden van de zorgplicht. Dit omvat de kosten voor het vergoeden van schade die medewerkers hebben geleden door bedrijfsongevallen of beroepsziekten. Het biedt een vangnet voor juridische claims en schadevergoedingseisen.

Door deze verzekeringen af te sluiten, kunnen werkgevers hun medewerkers beter beschermen en tegelijkertijd hun bedrijfsrisico’s beheersbaar houden. De ongevallenverzekering, de ziekteverzuimverzekering en de aansprakelijkheidsverzekering zorgen voor extra zekerheid en gemoedsrust voor zowel werkgevers als medewerkers.

Template voor personeelsplanning

Met de personeelsplanning bepaal je hoeveel medewerkers en welke kwalificaties je op welk moment nodig hebt om je bedrijfsdoelstellingen te realiseren.

Download hier onze Excel-template voor personeelsplanning.

Als een werkgever de zorgplicht niet naleeft, kunnen er verschillende gevolgen optreden:

• Boetes van de Arbeidsinspectie. In de volgende gevallen is het mogelijk om een boete te krijgen van de arbeidsinspectie:

  • Wanneer je geen of geen grondige risico-inventarisatie en -evaluatie ter beschikking hebt.

  • Wanneer je te weinig opleiding of voorlichting geeft aan medewerkers.

  • Bij het niet melden van een arbeidsongeval.

  • Wanneer preventietaken niet worden uitgevoerd door bijvoorbeeld de preventiemedewerker.

  • Wanneer je geen periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek uitvoert.

• Proces-verbaal. Komt er een situatie voor waarin er sprake is van levensgevaar of ernstige schade voor je werknemers, dan kan de Arbeidsinspectie een proces-verbaal opmaken. De officier van justitie bepaalt vervolgens de juridische gevolgen en eventuele straffen.

Ook werknemers kunnen een boete krijgen, bijvoorbeeld bij het niet opvolgen van de veiligheidsmaatregelen die jij, als werkgever, zou hebben opgelegd. 

Als een werknemer het gevoel heeft dat de werkplaats niet veilig is, is het belangrijk om dit altijd eerst met de werkgever op te pakken. Indien er een preventiemedewerker is aangesteld, kan deze ook worden benaderd voor hulp en advies.

Als deze interne stappen geen oplossing bieden, kan de werknemer een melding maken bij de Nederlandse Arbeidsinspectie. Deze instantie kan de situatie onderzoeken en de nodige maatregelen treffen om de veiligheid te waarborgen.

De zorgplicht van de werkgever strekt zich uit tot het beschermen van de veiligheid en gezondheid van medewerkers tijdens het uitvoeren van hun werkzaamheden, zowel op de fysieke werkplek als in de situatie van thuiswerken. De precieze invulling van de zorgplicht kan variëren op basis van de specifieke situaties en omstandigheden binnen de organisatie en bij de medewerkers.

Enkele voorbeelden van de zorgplicht in de praktijk zijn het inrichten van een ergonomische werkplek, het monitoren van de werkdruk, het bieden van passende instructies om veilig te werken, en het ondersteunen van medewerkers in geval van ziekte of burn-out.

Wanneer een werkgever zijn zorgplicht niet nakomt, kan dit leiden tot aansprakelijkheid, schadeclaims en ernstige financiële gevolgen. Daarnaast kan het niet nakomen van de zorgplicht de gezondheid, veiligheid en het welzijn van de medewerkers ernstig in gevaar brengen. Het is daarom van groot belang dat werkgevers de zorgplicht serieus nemen en de nodige maatregelen treffen om een veilige en gezonde werkomgeving te waarborgen. 

Om aan de zorgplicht te voldoen, kan de werkgever verschillende maatregelen nemen. Ten eerste kan hij de arbeidsomstandigheden van de medewerkers actief monitoren. Daarnaast is het essentieel dat er een open en transparante communicatie is, waarbij de werkgever regelmatig met zijn medewerkers in gesprek gaat. Ook kan de werkgever samenwerken met ondernemingsraden en personeelsvertegenwoordigers om de belangen van de medewerkers te behartigen. Bovendien kan de werkgever, waar nodig, passende verzekeringen afsluiten om zichzelf en zijn medewerkers beter te beschermen tegen mogelijke risico's.

Bij het omgaan met gevoelige kwesties, zoals ziekte of medische problemen, moet de werkgever voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat je als werkgever algemene vragen mag stellen over de gezondheid van medewerkers, maar specifieke medische informatie moet worden behandeld via de arbodienst of bedrijfsarts. Medische kwesties verlopen steeds via de arbodienst of bedrijfsarts omwille van privacyredenen. 

Medische gegevens moeten strikt vertrouwelijk worden behandeld en mogen uitsluitend worden gedeeld met de personen die noodzakelijkerwijs betrokken zijn bij het verwerken of beoordelen van deze gegevens, zoals de bedrijfsarts of andere medische professionals die een directe rol spelen in het zorg- en re-integratietraject.