Voorbeelden van een afwijzingsbrief: zo wijs je een sollicitant af

job rejection

Bedrijven zijn altijd op zoek naar de beste kandidaten om een vacature in te vullen. Dat betekent ook dat er onderweg in de selectieprocedure een aantal sollicitanten zullen afvallen. Een belangrijk onderdeel van het selectie- en wervingsproces is het versturen van afwijzingsbrieven. Maar hoe stel je nou een goede afwijzingsbrief op? In dit artikel vertellen we je precies wat een afwijzingsbrief is, welke onderdelen zo’n brief moet bevatten en geven we een aantal voorbeelden van goede afwijzingsbrieven. 

Belangrijkste conclusies

  • Het versturen van een afwijzingsbrief vormt een essentieel onderdeel van het wervingsproces.

  • Een afwijzingsbrief stuur je het liefst zo snel mogelijk.

  • Het is belangrijk om de reden van afwijzing toe te lichten in de afwijzingsbrief. 

  • De toon die je gebruikt in je afwijzingsbrief moet aansluiten bij je bedrijfscultuur.

Wat is een afwijzingsbrief bij een sollicitatie?

Een afwijzingsbrief die een bedrijf stuurt naar aanleiding van een sollicitatie, is een formele manier om een sollicitant mee te delen dat hij niet is geselecteerd voor de functie waarvoor hij heeft gesolliciteerd. Afwijzingsbrieven zijn misschien niet het meest opwindende deel van het wervingsproces, maar ze vormen er wel een essentieel onderdeel van. Een goed opgestelde afwijzingsbrief helpt om goede relaties te onderhouden met kandidaten en versterkt het imago van je organisatie.

Hoe snel moet je een afwijzingsbrief sturen?

Een afwijzingsbrief stuur je het liefst zo snel mogelijk. Kandidaten zijn door de jaren heen steeds sneller een reactie gaan verwachten. Stuur daarom de afwijzingsbrief zodra de keuze is gemaakt.

Door een uiterste datum in de vacature te vermelden waarop kandidaten een antwoord kunnen ontvangen voorkom je mogelijke frustraties. Ook kan het helpen om als team doelstellingsafspraken te maken over het tijdspad van de sollicitatieprocedure en de tijd die tussen de uiteindelijke keuze en de afwijzingsbrieven zit.

Welke onderdelen moet de afwijzingsbrief bevatten?

Bij het opstellen van een afwijzingsbrief is het belangrijk om een specifieke structuur aan te houden. De hoofdtekst van de afwijzingsbrief bestaat idealiter uit drie alinea’s: de inleiding, de verklaring en de afsluiting.

Inleiding

In de inleiding bedank je de sollicitant voor de reactie en de moeite die is genomen om de sollicitatie in te sturen. In dit onderdeel geef je ook direct aan dat de keuze op iemand anders is gevallen.

Verklaring

Een moeilijk, maar belangrijk onderdeel van de afwijzingsbrief is de reden waarom de sollicitant het niet is geworden. Neem goed de tijd om tenminste één reden helder weer te geven. Het is namelijk belangrijk dat de sollicitant goed begrijpt waarom een andere kandidaat beter past bij het functieprofiel.

Afsluiting

In de afsluiting bedank je de sollicitant voor zijn of haar tijd. Ook maak je duidelijk met wie hij of zij in contact kan komen als er nog vragen zijn. Hieronder hebben we een overzicht gemaakt van de best practices met een aantal voorbeelden.

Onderdeel

Best practice

Voorbeeld

Afzender

Eén aanspreekpunt in de brief maakt het persoonlijk en duidelijk voor de sollicitant. 

Daniëlle Voets

Onderwerp

Wees kort en duidelijk. 

‘Sollicitatie vacature {functienaam}’

Lengte

Zo lang als nodig is, zo bondig mogelijk. 

3 tot 4 paragrafen

Structuur

Wees duidelijk, helder en benoem de afwijzing in de eerste alinea. 

Inleiding, verklaring en afsluiting

Toon

Kies een toon die past bij de bedrijfscultuur en de functie.

‘Ik heb met plezier uw motivatiebrief en cv gelezen.’

Voorbeelden van een afwijzingsbrief

Hoe je de afwijzingsbrief opstelt en verstuurt, is afhankelijk van de bedrijfscultuur, de functie waarop is gesolliciteerd en de fase in de sollicitatieprocedure. We hebben een aantal voorbeelden van afwijzingsbrieven voor je op een rij gezet.

Voorbeeld 1: formele afwijzingsbrief

{naam sollicitant} {adres}

{datum voluit geschreven, plaats}

Betreft: Sollicitatie vacature {functie}

Geachte {voornaam en achternaam},

Onlangs heeft u bij ons gesolliciteerd naar de functie van {...}. Ik wil u hartelijk danken voor de interesse die u in onze organisatie toont. Ik heb met plezier uw motivatiebrief en cv gelezen. Helaas moet ik u mededelen dat wij de procedure in eerste instantie verderzetten met andere kandidaten.

We hebben op deze vacature een groot aantal reacties ontvangen. Uit de eerste selectieronde is naar voren gekomen dat andere kandidaten over meer werkervaring beschikken.

Ik wil u hartelijk bedanken voor uw belangstelling en voor de tijd en moeite die u heeft geïnvesteerd in deze sollicitatie. Heeft u vragen over de sollicitatieprocedure of deze brief? Dan kunt u contact opnemen met {...}.

Met vriendelijke groet,

{Naam} {Functie}

{adres organisatie}

Voorbeeld 2: afwijzingsbrief via e-mail

Onderwerp: Sollicitatie vacature {functienaam}

Bericht: Beste {voornaam},

Hartelijk dank voor je sollicitatie op de vacature van {...}. Ik heb met interesse je motivatiebrief doorgelezen. Na een zorgvuldige overweging hebben we helaas besloten je niet uit te nodigen voor een gesprek.

Ondanks je goede kwalificaties en werkervaring voldoe je op dit moment niet aan de gestelde eisen. Graag houd ik je gegevens gedurende een half jaar in onze portefeuille, zodat we contact met je kunnen opnemen mocht er een geschikte vacature vrijkomen. Ik hoor graag van je of je hier toestemming voor geeft.

Bedankt voor je sollicitatie. We waarderen de tijd en moeite die je in je sollicitatiebrief hebt gestoken. Veel succes bij eventuele verdere sollicitaties.

Hartelijke groet,

{Naam} {Functie}

Voorbeeld 3: afwijzingsbrief na een gesprek

Beste {voornaam},

Namens mijn collega’s en mijzelf wil ik je hartelijk danken voor het fijne gesprek van {datum}. Helaas is onze keuze op een andere kandidaat gevallen.

Ondanks dat we het gesprek als zeer prettig hebben ervaren, heb je minder ervaring op het gebied van {...} vergeleken met een aantal andere kandidaten.

Bedankt voor de tijd en moeite die je in je sollicitatie hebt gestoken. Mocht je naar aanleiding van dit bericht vragen hebben, dan kun je steeds contact met mij opnemen. Ik wens je veel succes bij eventuele verdere sollicitaties.

Hartelijke groet,

{Naam} {Functie}

Tips voor het schrijven van een afwijzingsbrief

  • Pas de toon en formulering in de brief aan op basis van je bedrijfscultuur en de positie van de functie in de organisatie.

  • Hanteer één auteur in de brief.

  • Neem genoeg ruimte in de brief om de afwijzing te onderbouwen, maar houd het zo bondig mogelijk.

  • Erken de tijd en moeite die de kandidaat in de sollicitatie heeft gestoken.

  • Beëindig de brief op een positieve manier. Dit kan je bijvoorbeeld doen door de sollicitant succes te wensen in de toekomst.

Sollicitaties en gegevensbescherming: waar moet je als werkgever rekening mee houden?

Zonder schriftelijke toestemming mag je de gegevens van de sollicitant maximaal vier weken bewaren. Heb je iemand gevonden die je graag wil matchen met een mogelijke andere vacature in de toekomst? Dan is het fijn als je de sollicitatiebrief en de cv een langere tijd kunt bewaren. Je kunt de maximale bewaartermijn verlengen tot één jaar. Hier moet de sollicitant wel schriftelijk toestemming voor geven.

Veelgestelde vragen

Is een werkgever verplicht om een afwijzing schriftelijk mee te delen?

Je bent als werkgever volgens de wet niet verplicht om een afwijzing voor een functie schriftelijk mee te delen. Om ervoor te zorgen dat de sollicitant een positieve houding tegenover je organisatie behoudt, is het wel heel belangrijk om de afwijzing op tijd te versturen.

Kan ik het afwijzen van een sollicitant per e-mail afhandelen?

Ja, je kunt een afwijzingsbrief zeker per e-mail versturen. Sollicitanten geven hier steeds vaker de voorkeur aan, omdat ze zo sneller op de hoogte zijn en het beter is voor het milieu.

Hoe geef je de juiste feedback aan een sollicitant?

Wil je de sollicitant feedback geven over de sollicitatie? Zorg er dan voor dat je feedback specifiek en concreet is. Houd daarnaast de boodschap bij jezelf. Dit doe je door het persoonlijk te houden en vanuit de ik-vorm te praten. Zorg er als laatste voor dat de feedback constructief is en de sollicitant helpt bij het vinden van een beter passende vacature. Zo kan de sollicitant concreet aan de slag in de toekomst.

Disclaimer

Wij wijzen erop dat de inhoud van onze website (inclusief eventuele juridische bijdragen) uitsluitend bedoeld is voor niet-bindende informatieve doeleinden en niet dient als juridisch advies in strikte zin. De inhoud van deze site kan en mag niet dienen als vervanging van individueel en bindend juridisch advies dat betrekking heeft op jouw specifieke situatie. Alle informatie wordt daarom verstrekt zonder garantie voor juistheid, volledigheid en actualiteit.

Toptalent vinden, aantrekken en binnenhalen

Applicant Sourcing Multiposting