Voorbeelden van een afwijzingsbrief: zo wijs je een sollicitant af

Een afwijzingsbrief die een bedrijf stuurt naar aanleiding van een sollicitatie, is een formele manier om een sollicitant mee te delen dat hij niet is geselecteerd voor de functie waarvoor hij heeft gesolliciteerd. Afwijzingsbrieven zijn misschien niet het meest opwindende deel van het wervingsproces, maar ze vormen er wel een essentieel onderdeel van. Een goed opgestelde afwijzingsbrief helpt om goede relaties te onderhouden met kandidaten en versterkt het imago van je organisatie.

Een afwijzingsbrief stuur je het liefst zo snel mogelijk. Kandidaten zijn door de jaren heen steeds sneller een reactie gaan verwachten. Stuur daarom de afwijzingsbrief zodra de keuze is gemaakt.

Door een uiterste datum in de vacature te vermelden waarop kandidaten een antwoord kunnen ontvangen voorkom je mogelijke frustraties. Ook kan het helpen om als team doelstellingsafspraken te maken over het tijdspad van de sollicitatieprocedure en de tijd die tussen de uiteindelijke keuze en de afwijzingsbrieven zit.

Bij het opstellen van een afwijzingsbrief is het belangrijk om een specifieke structuur aan te houden. De hoofdtekst van de afwijzingsbrief bestaat idealiter uit drie alinea’s: de inleiding, de verklaring en de afsluiting.

In de inleiding bedank je de sollicitant voor de reactie en de moeite die is genomen om de sollicitatie in te sturen. In dit onderdeel geef je ook direct aan dat de keuze op iemand anders is gevallen.

Een moeilijk, maar belangrijk onderdeel van de afwijzingsbrief is de reden waarom de sollicitant het niet is geworden. Neem goed de tijd om tenminste één reden helder weer te geven. Het is namelijk belangrijk dat de sollicitant goed begrijpt waarom een andere kandidaat beter past bij het functieprofiel.

In de afsluiting bedank je de sollicitant voor zijn of haar tijd. Ook maak je duidelijk met wie hij of zij in contact kan komen als er nog vragen zijn. Hieronder hebben we een overzicht gemaakt van de best practices met een aantal voorbeelden.

Template: Passen de kandidaten wel bij het bedrijf?

Met vragen over de cultural fit kan je nagaan of de sollicitanten passen bij het bedrijf en zijn waarden. In deze template vind je inspirerende suggesties.

Template nu downloaden

Hoe je de afwijzingsbrief opstelt en verstuurt, is afhankelijk van de bedrijfscultuur, de functie waarop is gesolliciteerd en de fase in de sollicitatieprocedure. We hebben een aantal voorbeelden van afwijzingsbrieven voor je op een rij gezet.

{naam sollicitant} {adres}

{datum voluit geschreven, plaats}

Betreft: Sollicitatie vacature {functie}

Geachte {voornaam en achternaam},

Onlangs heeft u bij ons gesolliciteerd naar de functie van {...}. Ik wil u hartelijk danken voor de interesse die u in onze organisatie toont. Ik heb met plezier uw motivatiebrief en cv gelezen. Helaas moet ik u mededelen dat wij de procedure in eerste instantie verderzetten met andere kandidaten.

We hebben op deze vacature een groot aantal reacties ontvangen. Uit de eerste selectieronde is naar voren gekomen dat andere kandidaten over meer werkervaring beschikken.

Ik wil u hartelijk bedanken voor uw belangstelling en voor de tijd en moeite die u heeft geïnvesteerd in deze sollicitatie. Heeft u vragen over de sollicitatieprocedure of deze brief? Dan kunt u contact opnemen met {...}.

Met vriendelijke groet,

{Naam} {Functie}

{adres organisatie}

Onderwerp: Sollicitatie vacature {functienaam}

Bericht: Beste {voornaam},

Hartelijk dank voor je sollicitatie op de vacature van {...}. Ik heb met interesse je motivatiebrief doorgelezen. Na een zorgvuldige overweging hebben we helaas besloten je niet uit te nodigen voor een gesprek.

Ondanks je goede kwalificaties en werkervaring voldoe je op dit moment niet aan de gestelde eisen. Graag houd ik je gegevens gedurende een half jaar in onze portefeuille, zodat we contact met je kunnen opnemen mocht er een geschikte vacature vrijkomen. Ik hoor graag van je of je hier toestemming voor geeft.

Bedankt voor je sollicitatie. We waarderen de tijd en moeite die je in je sollicitatiebrief hebt gestoken. Veel succes bij eventuele verdere sollicitaties.

Hartelijke groet,

{Naam} {Functie}

Beste {voornaam},

Namens mijn collega’s en mijzelf wil ik je hartelijk danken voor het fijne gesprek van {datum}. Helaas is onze keuze op een andere kandidaat gevallen.

Ondanks dat we het gesprek als zeer prettig hebben ervaren, heb je minder ervaring op het gebied van {...} vergeleken met een aantal andere kandidaten.

Bedankt voor de tijd en moeite die je in je sollicitatie hebt gestoken. Mocht je naar aanleiding van dit bericht vragen hebben, dan kun je steeds contact met mij opnemen. Ik wens je veel succes bij eventuele verdere sollicitaties.

Hartelijke groet,

{Naam} {Functie}

• Pas de toon en formulering in de brief aan op basis van je bedrijfscultuur en de positie van de functie in de organisatie.

• Hanteer één auteur in de brief.

• Neem genoeg ruimte in de brief om de afwijzing te onderbouwen, maar houd het zo bondig mogelijk.

• Erken de tijd en moeite die de kandidaat in de sollicitatie heeft gestoken.

• Beëindig de brief op een positieve manier. Dit kan je bijvoorbeeld doen door de sollicitant succes te wensen in de toekomst.

Plan personeel op basis van solide gegevens

In Personio kun je op ieder moment zien hoeveel mensen er op welke afdeling werken en daar je planning op baseren.

Meer informatie over de rapportagefunctie van Personio

Zonder schriftelijke toestemming mag je de gegevens van de sollicitant maximaal vier weken bewaren. Heb je iemand gevonden die je graag wil matchen met een mogelijke andere vacature in de toekomst? Dan is het fijn als je de sollicitatiebrief en de cv een langere tijd kunt bewaren. Je kunt de maximale bewaartermijn verlengen tot één jaar. Hier moet de sollicitant wel schriftelijk toestemming voor geven.

Je bent als werkgever volgens de wet niet verplicht om een afwijzing voor een functie schriftelijk mee te delen. Om ervoor te zorgen dat de sollicitant een positieve houding tegenover je organisatie behoudt, is het wel heel belangrijk om de afwijzing op tijd te versturen.

Ja, je kunt een afwijzingsbrief zeker per e-mail versturen. Sollicitanten geven hier steeds vaker de voorkeur aan, omdat ze zo sneller op de hoogte zijn en het beter is voor het milieu.

Wil je de sollicitant feedback geven over de sollicitatie? Zorg er dan voor dat je feedback specifiek en concreet is. Houd daarnaast de boodschap bij jezelf. Dit doe je door het persoonlijk te houden en vanuit de ik-vorm te praten. Zorg er als laatste voor dat de feedback constructief is en de sollicitant helpt bij het vinden van een beter passende vacature. Zo kan de sollicitant concreet aan de slag in de toekomst.