{}

Taken en herinneringen

Vergeet nooit meer
belangrijke datums

Een overvloed aan taken een agenda die uit zijn voegen barst: dat scenario komt HR maar al te bekend voor. Laat Personio je automatisch herinneren aan belangrijke gebeurtenissen, zodat je nooit iets vergeet.
Beleg taken bij collega's, beheer de toewijzing van taken centraal en houd openstaande taken bij.

Taken en herinneringen
Overzicht van taken en herinneringen

Alle taken binnen handbereik

Een collega die zijn proeftijd erop heeft zitten, een contract dat bijna afloopt, een functioneringsgesprek dat nog moet plaatsvinden ... Noteer belangrijke datums en deadlines gewoon centraal in Personio; Personio herinnert jou en de leidinggevenden dan betrouwbaar én op tijd.

Vink taken af
in een handomdraai

Personio herinnert personen die verantwoordelijk zijn voor taken zodra deze vervallen –door middel van een melding én via een e-mail. Als ze op de koppeling naar het dashboard klikken, wordt de openstaande taak direct geopend en hebben ze toegang tot alle relevante informatie.
Onboarding-taken met HR-software
Dashboard voor taken en herinneringen in HR-software

Werk efficiënt
en zelfstandig

Of je nu een medisch attest mist of nog steeds feedback over een sollicitant moet ontvangen: wijs taken toe in Personio om ervoor te zorgen dat ze door de juiste persoon worden uitgevoerd. Personio herinnert medewerkers en leidinggevenden automatisch aan openstaande taken. Zo kan zowel jij als zij zien welke taken zijn uitgevoerd en hoeft je niets meer te checken.

Taken en herinneringen
met Personio

Personio ondersteunt je bij al je HR-processen, van het beheren van sollicitanten of verlofaanvragen tot de salarisadministratie. Maak vandaag nog een gratis testaccount of boek je eigen demo van 30 minuten om meer te leren over het optimaliseren van je processen met efficiëntere software.

Zo houdt software voor HR-documentbeheer je rustig en relaxed

HR-managers kiezen niet voor een job in HR om het grootste deel van hun tijd te besteden aan stapels papierwerk, eindeloze processen, omslachtige documentatie, het overtypen van informatie in meerdere systemen en gefrustreerde medewerkers.

Ze werken juist in HR om mensen te helpen. Om medewerkers te engageren, nieuwkomers die bij de organisatie willen werken te stimuleren, mensen op te leiden om hun competenties te verbeteren, medewerkers te helpen om promotie te maken, en technieken in te zetten om frustraties op te lossen als er moeilijkheden zijn.

Maar de overweldigende nood om met alledaagse, op administratie gebaseerde taken om te gaan belast hen tot op een punt waarop ze uitgeput kunnen raken. HR-managers weten vaker wel dan niet dat er een betere manier is om HR-documenten te verwerken. Ze weten alleen niet hoe ...

Dat is waarom zaken ten goede veranderen als medewerkers de HR-software voor documentbeheer van Personio ontdekken: deze bespaart tijd en frustraties – en bevordert wellicht het welzijn van de HR-manager!

Wat is software voor documentbeheer?

Voordat HR-managers zich bewust zijn van Personio vragen ze zich misschien af wat software voor documentbeheer precies is. Het antwoord: HR-software voor documentbeheer is een soort software die iedereen die bij HR-processen betrokken is helpt om de documenten op te slaan voor de personen die bij hen werkzaam zijn.

HR-software voor documentbeheer helpt organisaties ervoor te zorgen dat de gegevens van hun werknemers veilig worden opgeslagen, nauwkeurig worden onderhouden, toegankelijk zijn voor relevante partijen (inclusief de medewerkers zelf) en gemakkelijk kunnen worden bekeken en bijgewerkt.

Goede HR-software voor documentbeheer maakt het zelfs gemakkelijker voor HR om documenten volgens de regels op te slaan en beheren, zodat HR-medewerkers meer tijd kunnen besteden aan activiteiten die hun organisatie verbeteren –en minder aan alleen maar administratie. De software kan zelfs de levens van medewerkers verbeteren!

Wat gebeurt er als goede HR-software voor documentbeheer effectief wordt gebruikt?

Als HR-managers eenmaal beseffen dat HR-software voor documentbeheer zoals Personio hen kan helpen, is het veel eenvoudiger om informatie over medewerkers en HR te beheren en up-to-date te houden. Personio kan handmatige taken (zoals het schrijven van verwijzingsbrieven) automatiseren met behulp van sjablonen of medewerkers in staat stellen zelf hun informatie bij te werken (zoals in geval van een adreswijziging of veranderde bankrekeninggegevens). Dankzij Personio hervinden HR-managers de balans tussen werk en privé en kunnen ze zich concentreren op dat waarvoor ze hebben geleerd: mensen helpen meer waarde uit hun werk te halen.

Voordelen van HR-software voor documentbeheer

Met HR-software voor documentbeheer, zoals Personio:

  • heeft iedereen op elk moment toegang tot de documenten die ze nodig hebben.
  • kunnen documenten worden gemaakt op basis van sjablonen (zodat er geen dubbel werk hoeft te worden gedaan).
  • is archivering een fluitje van een cent (alles kan worden opgeslagen in mappen met een aangepaste naam).
  • voldoet het openen, ophalen en registreren van documenten aan de regels en aan de vereisten van de AVG.
  • kan met één druk op de knop een voorbeeld van een document worden bekeken, zodat er niets hoeft te worden gedownload en er geen oude versies hoeven te worden opgeslagen.
  • hebben medewerkers controle over hun eigen gegevens – en kunnen ze hun eigen documenten, zoals diploma's of medische attesten, uploaden.
  • Kan HR zelfs documenten uploaden in batchbestanden, zodat bestanden voor de salarisadministratie nooit meer één voor één hoeven te worden geüpload.
  • zijn spreadsheets voorgoed verleden tijd!

Welke soorten documenten kunnen worden opgeslagen door HR-software voor documentbeheer?

Doorloop eens de levenscyclus van een medewerker: vanaf het moment waarop een potentiële medewerker een vacature bij je organisatie ziet (of als een blok voor de branding van je bedrijf valt en je vacaturepagina opzoekt) krijg je te maken met papierwerk. Veel papierwerk!

Die hele papierwinkel moet conform AVG worden opgeslagen, en zelfs op de juiste moment worden verwijderd/geanonimiseerd – ook wanneer een werknemer je organisatie verlaat of een sollicitant wordt afgewezen. Personio helptje om al deze documenten digitaal op te slaan, te openen, te bewerken en op te halen. Je kunt zelfs herinneringen instellen zodat je nooit meer vergeet om documenten te verwijderen.

Type werknemersdocumenten die veilig moeten worden beheerd

  • Cv's
  • Overheidsinformatie/fiscale gegevens, zoals P60- en zelfs P45-documenten
  • Documentatie over prestaties en ontwikkeling
  • Reacties van medewerkers op enquêtes
  • Informatie over werving
  • Informatie over vergoedingen: pensioengegevens, formulieren voor nabestaanden, aandelenopties, enz.
  • Gegevens over medisch verzuim en ziekteverlof – maar geen informatie over beperkingen
  • Documentatie met betrekking tot ontslag of pensioen
  • Sollicitaties
  • Informatie over automatische incasso's en bankrekeningen
  • Werkjubilea – startdatum, einde van de proeftijd, dienstjaren
  • KPI's of informatie met betrekking tot prestaties
  • Salarisinformatie – salarisstroken
  • Jaarlijks verlof en opgebouwd langdurig verlof
  • Officiële overheidsdocumenten, zoals paspoorten, identiteitsbewijzen en nationale
  • verzekeringsnummers
  • Gegevens over beloningen en erkenningen van prestaties

Zo houd je de bergen papierwerk onder controle

Deze bergen papierwerk zijn vertrouwelijk en moeten veilig worden opgeslagen. Maar tegelijkertijd hebben veel mensen in de organisatie toegang tot deze documenten nodig op verschillende tijdstippen. In het verleden was het aan HR-teams om de documentatie te vinden, deze uit de beveiligede opslag te halen en op de een of andere manier (vertrouwelijk) te delen met de relevante partij die de informatie nodig had. Die tijd is voorbij!

Dankzij Personio kunnen personeelsgegevens en HR-documenten nu in één omgeving worden opgeslagen. Medewerkers kunnen hun documenten, inclusief medische attesten en diploma's, rechtstreeks uploaden. Hierdoor heeft HR niet alleen altijd de controle, maar heeft het ook altijd een accuraat, holistisch overzicht van alle werknemersdocumenten. En omdat Personio zich in een veilige cloudomgeving bevindt, hebben relevante belanghebbenden toegang tot de documenten die ze nodig hebben. Altijd, overal en logisch gestructureerd in bestandsmappen die inzichtelijk zijn voor jouw organisatie. Er hoeft dus niet meer verwoed te worden gezocht naar documenten voordat je een jobvoorstel doet. En het ‘kwijtraken’ van loonstrookjes is ook verleden tijd!

En omdat je in Personio toegangsrechten kunt definiëren, zodat alleen de juiste medewerkers de relevante informatie kunnen zien, zijn jouw gegevens niet alleen veilig, maar voldoen ze ook nog eens aan privacywetten.

Drie manieren om tijd en moeite te besparen en de efficiëntie te verbeteren

  1. In Personio kunnen documenten en contracten worden gemaakt op basis van sjablonen en worden opgeslagen in aangepaste mappen. Als jouw HR-team veelgebruikte documenten binnen handbereik wil hebben, kan Personio uitkomst bieden. Je kunt zelfs bestaande Word-sjablonen importeren, zodat je nooit meer een aanbevelingsbrief helemaal opnieuw hoeft te schrijven! Start met een sjabloon en pas deze aan door snel en gemakkelijk de juiste informatie toe te voegen.
  2. Ben je het afdrukken van afzonderlijke loonstrookjes, het één voor één opslaan of het per post verzenden ervan ook zo zat? Gebruik de automatiseringsfunctie in Personio om loonstrookjes automatisch te uploaden naar een digitaal personeelsdossier, zodat medewerkers zelf hun loonstrookjes kunnen downloaden.
  3. Neem zelf weer de controle over jouw tijd met de employee self-servicefaciliteiten van Personio. Medewerkers kunnen documenten, zoals ziekteverlofcertificaten of bewijsmateriaal voor betalingen uploaden, zoals ov-kaartjes (die in sommige landen worden vergoed), academische diploma's en verlofaanvragen.

Maak het leven van HR-medewerkers gemakkelijker: zorg voor échte meerwaarde

Door alle documenten van medewerkers op één plaats te bewaren, vanaf het moment dat iemand in dienst wordt genomen tot de dag waarop hij of zij uw organisatie verlaat of met pensioen gaat, en te zorgen voor veilige toegangscontrole in een cloudomgeving die aan de AVG voldoet, maak je van jouw HR-team weer mensen die voor mensen kunnen zorgen. Zo verlicht je de druk van alledaagse administratieve werkzaamheden voor HR, garandeer je dat documenten altijd up-to-date zijn en zorg je dat medewerkers weer op tijd naar huis kunnen.

Personio helpt je te concentreren op mensen in plaats van op het papierwerk, zodat iedereen beter werk kan verzetten.