Digital Personnel File

Personeelsgegevens
binnen handbereik

Je personeelsgegevens moeten niet alleen toegankelijk zijn, ze moeten ook veilig zijn. Lees meer over de software van Personio voor digitale personeelsdossiers en controleer of je aan beide eisen voldoet.
Digitale personeelsdossiers
Digitale personeelsdossiers op verschillende apparaten

Gecentraliseerde gegevens
gemakkelijk toegankelijk

Een duidelijke database waardoor je meer tijd overhoudt voor je HR-kernprocessen. De software van Personio biedt een digitaal personeelsdossier waarin je gegevens en relevante documenten gemakkelijk op een centrale plek kunt opslaan.

Duidelijker
gegevensbeheer met veel minder inspanning

Software voor digitale personeelsdossiers maakt het voor je team makkelijker om gegevens te onderhouden, bij te werken en te raadplegen, waar je ook bent. Medewerkers kunnen ook hun eigen gegevens bijwerken, waarbij HR alleen de definitieve bevestiging hoeft te geven.
Eenvoudige goedkeuringsverzoeken in digitale personeelsdossiers
Toegangsrechten digitaal personeelsdossier

Compliant beheer van
personeelsgegevens

Veilig, compliant gegevensbeheer is tegenwoordig een belangrijk onderdeel van HR. Daarom is je digitale personeelsdossier veilig binnen Personio en kan je team toegangsrechten definiëren, zodat de gegevens ook altijd vertrouwelijk blijven.

Digitale personeelsdossiers
met Personio

Personio ondersteunt je bij al je HR-processen, van het beheren van sollicitanten of verlofaanvragen tot de salarisadministratie. Maak vandaag nog een gratis testaccount of boek je eigen demo van 30 minuten om meer te leren over het optimaliseren van je processen met efficiëntere software.

Is je bedrijf klaar voor de introductie van
digitale personeelsdossiers?

Met een digitaal personeels- of medewerkersdossier kunnen je medewerkers hun werk naar een hoger niveau tillen. Dit is namelijk een duurzame, veilige en succesvolle manier om werknemersgegevens op te slaan. Zo beschik je altijd binnen enkele muisklikken over de informatie die je nodig hebt, of je nu op kantoor bent of op afstand werkt. Het resultaat is betere toegang, meer efficiëntie en de vertrouwelijkheid die je altijd nodig hebt.

Wat is een digitaal personeelsdossier?

Een digitaal personeelsdossier is een elektronisch opgeslagen verzameling gegevens over een specifieke medewerker. Hierin vind je alle relevante gegevens over het dienstverband, het contract, de carrière, het leven en het welzijn van een medewerker op het werk. Een medewerker in één oogopslag dus.

Hoe werken digitale personeelsdossiers?

Het hebben van software voor digitale personeelsdossiers is voor veel bedrijven een stap in de goede richting. Vooral als het gaat om het digitaliseren van je HR, doordat je al je werknemersgegevens naar een centrale, veilige en digitale locatie overbrengt.

Hiermee verlaag je de druk op HR-kostenstructuren en kun je de ROI al binnen 18 maanden terugverdienen! Tijdens het conversieproces kunnen de kosten oplopen, maar in de zes tot negen maanden daarna dalen ze razendsnel.

Wat zijn de voordelen van digitale werknemersbestanden?

Dit zijn slechts enkele van de voordelen die je kunt verwachten als je digitale personeelsdossiers effectief implementeert, afhankelijk van de huidige situatie van je bedrijf:

  • Bespaar tijd (en kosten), vooral bij het verwerken van personeelsdossiers.
  • Gooi die oude dozen met papier weg: wees duurzamer, zorg voor meer ruimte en bespaar het geld dat je anders kwijt bent aan dure archiefruimte.
  • Werk meer samen: profiteer van afdelingsoverschrijdende procesoptimalisatie.
  • Gebruik de gegevens om steeds beter te worden: krijg met één druk op de knop inzicht en gebruik de gegevens om nieuwe HR-initiatieven te ontplooien of bestaande te verbeteren.
  • Verbeter de beveiliging van gegevens dankzij systemen voor slim rechtenbeheer.
  • Beheer, bewaar of verwijder gemakkelijk documenten volgens de relevante regionale bewaarverplichtingen.
  • Vertrouw erop dat je over de juiste versie beschikt: bekijk gemakkelijk de relevante, bijgewerkte documenten.
  • Laat medewerkers voor zichzelf instaan: dat levert je nauwkeuriger gegevens op en bespaart ook nog eens tijd.
  • Trust that your data is secure: Thanks to Personio’s high levels of GDPR compliance and advanced rights-based systems.
  • Retain (or delete) documents easily: In line with relevant retention obligations.

Waarom zou je digitale personeelsdossiers digitaliseren (of optimaliseren)?

Meestal is het om HR-kosten te besparen. Hier zijn enkele cijfers die vaak worden gebruikt als bewijs van ROI:

  • Kosten voor het beheren van niet-gedigitaliseerde personeelsdossiers: 90 cent per dossier, inclusief archivering en audits.
  • Kosten voor het beheren van gedigitaliseerde personeelsdossiers: 20 cent per dossier voor voortdurende digitalisering.

Opmerking: bovenstaande kosten hebben betrekking op lopende activiteiten binnen grotere organisaties met gemiddeld 4.000 medewerkers.

Software voor digitale personeelsdossiers bespaart ook tijd en verlicht de werkdruk van HR. Zo houden je medewerkers meer tijd over voor andere belangrijke, maar vaak verwaarloosde HR-taken.

Kunnen medewerkers hun eigen digitale personeelsdossier bijwerken?

Je kunt niet alleen met één klik op de knop gemakkelijk nieuwe personeelsdossiers aanmaken, je medewerkers kunnen hun dossier ook naar believen bijwerken. Dus als er dingen veranderen, zoals een achternaam of een adres, dan kunnen die wijzigingen binnen enkele seconden worden doorgevoerd en hoeft je HR-afdeling ze alleen nog goed te keuren.

Kunnen personeelsdossiers elektronisch worden opgeslagen?

Vandaag de dag moedigen overheden over de hele wereld hun burgers en bedrijven actief aan om documenten in een digitale indeling te bewaren. Zo accepteert de belastingdienst in het Verenigd Koninkrijk bij het declareren van kosten graag digitale kopieën van bonnen, zo lang ze maar duidelijk leesbaar, van voldoende kwaliteit en altijd toegankelijk zijn.

Welke documenten moeten in een digitaal personeelsdossier worden opgeslagen?

Typically, an employee file will include everything from a CV and relevant recruitment-related information such as an employment contract, to documents related to salaries, tax, annual leave, benefits, performance, and even KPIs.

Denk aan de volgende zaken:

  • Cv's
  • Overheidsinformatie/fiscale gegevens, zoals P60- en zelfs P45-documenten
  • Documentatie over prestaties en ontwikkeling
  • Reacties van medewerkers op enquêtes
  • Informatie over werving
  • Informatie over vergoedingen: pensioengegevens, formulieren voor nabestaanden, aandelenopties, enz.
  • Gegevens over medisch verzuim en ziekteverlof – maar geen informatie over beperkingen
  • Documentatie met betrekking tot ontslag of pensioen
  • Sollicitaties
  • Informatie over automatische incasso's en bankrekeningen
  • Werkjubilea – startdatum, einde van de proeftijd, dienstjaren
  • KPI's of informatie met betrekking tot prestaties
  • Salarisinformatie – salarisstroken
  • Jaarlijks verlof en opgebouwd langdurig verlof
  • Officiële overheidsdocumenten, zoals paspoorten, identiteitsbewijzen en nationale verzekeringsnummers
  • Gegevens over beloningen en erkenningen van prestaties

Welke documenten moeten niet in een digitaal personeelsdossier worden opgeslagen?

Als vuistregel geldt: bewaar geen medische dossiers, informatie over burgerschap of ‘onnodig materiaal’ in een personeeldossier. De meeste landen hebben hun eigen regels en richtlijnen voor de documenten die niet in een personeelsdossier moeten worden opgeslagen. Daarnaast bepalen culturele normen en regels op het gebied van gegevensbescherming welke informatie kan en moet worden opgeslagen, en voor hoelang.

Hoe lang moet je je digitale personeelsdossiers bewaren?

Er is geen voorgeschreven algemene bewaartermijn voor gegevens in een personeelsdossier. Er gelden verschillende bewaartermijnen voor verschillende soorten documenten. In sommige landen wordt bijvoorbeeld vereist dat de cv's van sollicitanten die geen baan hebben gekregen na een bepaald aantal weken moeten worden verwijderd.

Het is logischerwijs niet nodig om alle documenten te bewaren van medewerkers die in dienst waren maar het bedrijf inmiddels hebben verlaten. Sommige documenten, zoals de functiebeschrijving, het cv en misschien informatie over prestaties, moeten echter wel worden bewaard, zodat in de toekomst eventueel goed onderbouwde referentiebrieven kunnen worden opgesteld.

Hoe moeten digitale personeelsdossiers worden georganiseerd?

Met software voor documentbeheer, zoals Personio, kunt je bijvoorbeeld bestandsstructuren maken die logisch zijn voor jouw organisatie en informatie in secties opslaan. Zo bevatten secties, zoals een openbaar profiel, de naam en het e-mailadres. Secties zoals persoonlijke gegevens kunnen het geboorteland en LinkedIn-profiel bevatten, terwijl de salarisinformatie bestaat uit salarisgegevens, belastingcategorieën, enzovoort.

Hoe houdt je het personeelsdossier van een medewerker up-to-date?

De gegevens die over medewerkers worden bewaard, zijn niet alleen de verantwoordelijkheid van HR maar ook van de medewerker. Sommige softwareoplossingen voor personeelsbeheer, zoals Personio, helpen HR-teams om het medewerkers gemakkelijk te maken om hun gegevens (zoals hun telefoonnummer) zelf bij te werken! Zelfs verlof- en reisaanvragen kunnen moeiteloos worden verwerkt en goedgekeurd. Dat maakt het beheer voor HR veel eenvoudiger. Je hoeft alleen maar te bepalen wie gemachtigd is om bepaalde gegevens bij te werken.

Kan software voor digitale personeelsdossiers toegangsrechten gebruiken?

Documentrechtenbeheer heeft betrekking op wie toegang heeft tot digitale werknemersbestanden of deze kan bewerken. Als rechten goed worden beheerd, besparen ze HR veel tijd en moeite. Als een medewerker of leidinggevende bijvoorbeeld iemands dossier wil inzien, kostte het vroeger veel tijd om de relevante gegevens te vinden en een tijd af te spreken waarop de relevante mensen de relevante documenten konden inzien. In Personio is dat anders! Medewerkers en leidinggevenden kunnen zelfstandig personeelsdossiers inzien. Ze kunnen documenten zelfs op hun pc of smartphone bekijken. En omdat het documentrechtenbeheer van Personio voldoet aan de vereisten voor gegevensbescherming kunt je echt heel gemakkelijk de juiste toegangsniveaus toekennen aan de juiste personen –en aan hen alleen.

Systemen, zoals programma's voor de salarisadministratie, hebben ook toegang tot medewerkersgegevens, zodat ze bijvoorbeeld informatie over de salarisadministratie, tijdregistraties en elektronische personeelsdossiers kunnen bewerken. Maar doordat de gegevens automatisch worden overgedragen, regelmatig worden bijgewerkt en veilig worden opgeslagen is het nu veel gemakkelijker om factoren zoals overuren, afwezigheid wegens ziekte, reizen of betaald verlof te controleren. Op één plek en met een paar klikken. Digitale personeelsdossiers hebben bovendien laten zien dat ze de informatie beter beschermen dan papieren dossiers. Dat is vooral te danken aan het juiste beheer van documentrechten.

Voldoet Personio aan de AVG op het gebied van gegevensbeveiliging?

Every company is required to protect the personnel files they store from unauthorized third-party access. Fortunately, Personio relies on data protection “made in Germany,” and complies with the European General Data Protection Regulation.

We protect our customers’ data on ISO-certified secure servers in Frankfurt/Main. Additional back-ups are stored in separate fire protection areas. Two-factor authentication and a sophisticated role and rights management system ensure that your data is protected against unauthorized access. Personio HR software also features further security functionalities and always connects to you via SSL encryption.

Kunnen digitale personeelsdossiers helpen met HR-rapportage?

Doordat alle gegevens die je nodig hebt gezamenlijk worden opgeslagen, kun je veel gemakkelijker regelmatig, en spontaan, analyses uitvoeren. Dat is meestal een enorme opgave als je organisatie nog steeds papieren personeelsdossiers opslaat en gebruikt!