Digitaal personeelsdossier

Alle gegevens
op één plek

Alle gegevens en documenten van medewerkers worden opgeslagen in digitale personeelsdossiers en hoeven alleen daar te worden onderhouden. Zo krijg je een schone database die je tijd bespaart om aan andere taken te besteden.
Digitale personeelsdossiers
Digitale personeelsdossiers op verschillende apparaten

Centrale toegang tot alle
documenten en gegevens

Bewaar HR-gegevens op één plek, foutloos, volledig en wettelijk compliant. Zo weet iedereen wat waar is opgeslagen. Eindeloos zoeken naar gegevens van medewerkers is officieel verleden tijd.

Belangrijke datums
altijd aanwezig

Aflopende contracten? Aankomende jubilea? Personio herinnert je automatisch aan belangrijke datums en deadlines. Zodat je nooit iets belangrijks vergeet.
Eenvoudige goedkeuringsverzoeken in digitale personeelsdossiers
Toegangsrechten digitaal personeelsdossier

Volledig compliant beheer
van personeelsgegevens

Je kunt gemakkelijk toegangsrechten toewijzen en bepalen wie informatie kan bekijken, opvragen of wijzigen. Werknemers kunnen hun persoonlijke gegevens zelf bijwerken. HR hoeft het alleen maar te bevestigen.
Naadloze HR-processen
Icon_Onboarding Onboarding

Belangrijke informatie is centraal beschikbaar voor nieuwe medewerkers. En doordat veel onboardingtaken geautomatiseerd zijn, kunnen ze sneller aan de slag in hun nieuwe team.

Icon_Abwesenheiten Verzuimbeheer

Medewerkers kunnen niet alleen hun eigen persoonsgegevens beheren, maar ze kunnen ook hun afwezigheid aanvragen en inzien, bijvoorbeeld bij vakanties of ziekte.

Icon_eSignature Elektronische handtekening

Sla documenten, zoals aanvullende overeenkomsten, gemakkelijk op in digitale personeelsdossiers. Deze kunnen worden ondertekend met een elektronische handtekening.

Je persoonlijke webdemo

Maak kennis met Personio! Onze productexperts leiden je in slechts 30 minuten rond door de tool en beantwoorden al jouw vragen.

  • Introductie van alle product-functionaliteiten
  • Afgestemd op jullie situatie, uitdagingen en wensen
  • Antwoorden op alle vragen die u hebt
  • Kiziltug Ben
  • Grenon-Andrieu Philippine
  • Maier Michael

Boek je gratis demo



Optioneel

We nemen alleen contact met je op om een afspraak te maken die voor jou past en om jouw specifieke vereisten door te nemen.

Is je bedrijf klaar voor de introductie van
digitale personeelsdossiers?

Met een digitaal personeels- of medewerkersdossier kunnen je medewerkers hun werk naar een hoger niveau tillen. Dit is namelijk een duurzame, veilige en succesvolle manier om werknemersgegevens op te slaan. Zo beschik je altijd binnen enkele muisklikken over de informatie die je nodig hebt, of je nu op kantoor bent of op afstand werkt. Het resultaat is betere toegang, meer efficiëntie en de vertrouwelijkheid die je altijd nodig hebt.

Wat is een digitaal personeelsdossier?

Een digitaal personeelsdossier is een elektronisch opgeslagen verzameling gegevens over een specifieke medewerker. Hierin vind je alle relevante gegevens over het dienstverband, het contract, de carrière, het leven en het welzijn van een medewerker op het werk. Een medewerker in één oogopslag dus.

Hoe werken digitale personeelsdossiers?

Het hebben van software voor digitale personeelsdossiers is voor veel bedrijven een stap in de goede richting. Vooral als het gaat om het digitaliseren van je HR, doordat je al je werknemersgegevens naar een centrale, veilige en digitale locatie overbrengt.

Hiermee verlaag je de druk op HR-kostenstructuren en kun je de ROI al binnen 18 maanden terugverdienen! Tijdens het conversieproces kunnen de kosten oplopen, maar in de zes tot negen maanden daarna dalen ze razendsnel.

Wat zijn de voordelen van digitale werknemersbestanden?

Dit zijn slechts enkele van de voordelen die je kunt verwachten als je digitale personeelsdossiers effectief implementeert, afhankelijk van de huidige situatie van je bedrijf:

  • Bespaar tijd (en kosten), vooral bij het verwerken van personeelsdossiers.
  • Gooi die oude dozen met papier weg: wees duurzamer, zorg voor meer ruimte en bespaar het geld dat je anders kwijt bent aan dure archiefruimte.
  • Werk meer samen: profiteer van afdelingsoverschrijdende procesoptimalisatie.
  • Gebruik de gegevens om steeds beter te worden: krijg met één druk op de knop inzicht en gebruik de gegevens om nieuwe HR-initiatieven te ontplooien of bestaande te verbeteren.
  • Verbeter de beveiliging van gegevens dankzij systemen voor slim rechtenbeheer.
  • Beheer, bewaar of verwijder gemakkelijk documenten volgens de relevante regionale bewaarverplichtingen.
  • Vertrouw erop dat je over de juiste versie beschikt: bekijk gemakkelijk de relevante, bijgewerkte documenten.
  • Laat medewerkers voor zichzelf instaan: dat levert je nauwkeuriger gegevens op en bespaart ook nog eens tijd.
  • Vertrouw erop dat jouw gegevens veilig zijn: dankzij het hoge niveau van AVG-compliance en de geavanceerde, op rechten gebaseerde systemen van Personio.
  • Bewaar (of verwijder) documenten eenvoudig overeenkomstig met de relevante bewaarplicht.

Waarom zou je digitale personeelsdossiers digitaliseren (of optimaliseren)?

Meestal is het om HR-kosten te besparen. Hier zijn enkele cijfers die vaak worden gebruikt als bewijs van ROI:

  • Kosten voor het beheren van niet-gedigitaliseerde personeelsdossiers: 90 cent per dossier, inclusief archivering en audits.
  • Kosten voor het beheren van gedigitaliseerde personeelsdossiers: 20 cent per dossier voor voortdurende digitalisering.

Opmerking: bovenstaande kosten hebben betrekking op lopende activiteiten binnen grotere organisaties met gemiddeld 4.000 medewerkers.

Software voor digitale personeelsdossiers bespaart ook tijd en verlicht de werkdruk van HR. Zo houden je medewerkers meer tijd over voor andere belangrijke, maar vaak verwaarloosde HR-taken.

Kunnen medewerkers hun eigen digitale personeelsdossier bijwerken?

Je kunt niet alleen met één klik op de knop gemakkelijk nieuwe personeelsdossiers aanmaken, je medewerkers kunnen hun dossier ook naar believen bijwerken. Dus als er dingen veranderen, zoals een achternaam of een adres, dan kunnen die wijzigingen binnen enkele seconden worden doorgevoerd en hoeft je HR-afdeling ze alleen nog goed te keuren.

Kunnen personeelsdossiers elektronisch worden opgeslagen?

Vandaag de dag moedigen overheden over de hele wereld hun burgers en bedrijven actief aan om documenten in een digitale indeling te bewaren. Zo accepteert de belastingdienst in het Verenigd Koninkrijk bij het declareren van kosten graag digitale kopieën van bonnen, zo lang ze maar duidelijk leesbaar, van voldoende kwaliteit en altijd toegankelijk zijn.

Welke documenten moeten in een digitaal personeelsdossier worden opgeslagen?

Een personeelsdossier bevat meestal alles op het gebied van cv's en relevante informatie over werving, zoals een arbeidsovereenkomst, documenten met betrekking tot salarissen en belastingen, jaarlijkse vakantie-uren, secundaire arbeidsvoorwaarden, prestaties en zelfs KPI's.

Denk aan de volgende zaken:

  • Cv's
  • Overheidsinformatie/fiscale gegevens, zoals P60- en zelfs P45-documenten
  • Documentatie over prestaties en ontwikkeling
  • Reacties van medewerkers op enquêtes
  • Informatie over werving
  • Informatie over vergoedingen: pensioengegevens, formulieren voor nabestaanden, aandelenopties, enz.
  • Gegevens over medisch verzuim en ziekteverlof – maar geen informatie over beperkingen
  • Documentatie met betrekking tot ontslag of pensioen
  • Sollicitaties
  • Informatie over automatische incasso's en bankrekeningen
  • Werkjubilea – startdatum, einde van de proeftijd, dienstjaren
  • KPI's of informatie met betrekking tot prestaties
  • Salarisinformatie – salarisstroken
  • Jaarlijks verlof en opgebouwd langdurig verlof
  • Officiële overheidsdocumenten, zoals paspoorten, identiteitsbewijzen en nationale verzekeringsnummers
  • Gegevens over beloningen en erkenningen van prestaties

Welke documenten moeten niet in een digitaal personeelsdossier worden opgeslagen?

Als vuistregel geldt: bewaar geen medische dossiers, informatie over burgerschap of ‘onnodig materiaal’ in een personeeldossier. De meeste landen hebben hun eigen regels en richtlijnen voor de documenten die niet in een personeelsdossier moeten worden opgeslagen. Daarnaast bepalen culturele normen en regels op het gebied van gegevensbescherming welke informatie kan en moet worden opgeslagen, en voor hoelang.

Hoe lang moet je je digitale personeelsdossiers bewaren?

Er is geen voorgeschreven algemene bewaartermijn voor gegevens in een personeelsdossier. Er gelden verschillende bewaartermijnen voor verschillende soorten documenten. In sommige landen wordt bijvoorbeeld vereist dat de cv's van sollicitanten die geen baan hebben gekregen na een bepaald aantal weken moeten worden verwijderd.

Het is logischerwijs niet nodig om alle documenten te bewaren van medewerkers die in dienst waren maar het bedrijf inmiddels hebben verlaten. Sommige documenten, zoals de functiebeschrijving, het cv en misschien informatie over prestaties, moeten echter wel worden bewaard, zodat in de toekomst eventueel goed onderbouwde referentiebrieven kunnen worden opgesteld.

Hoe moeten digitale personeelsdossiers worden georganiseerd?

Met software voor documentbeheer, zoals Personio, kunt je bijvoorbeeld bestandsstructuren maken die logisch zijn voor jouw organisatie en informatie in secties opslaan. Zo bevatten secties, zoals een openbaar profiel, de naam en het e-mailadres. Secties zoals persoonlijke gegevens kunnen het geboorteland en LinkedIn-profiel bevatten, terwijl de salarisinformatie bestaat uit salarisgegevens, belastingcategorieën, enzovoort.

Hoe houdt je het personeelsdossier van een medewerker up-to-date?

De gegevens die over medewerkers worden bewaard, zijn niet alleen de verantwoordelijkheid van HR maar ook van de medewerker. Sommige softwareoplossingen voor personeelsbeheer, zoals Personio, helpen HR-teams om het medewerkers gemakkelijk te maken om hun gegevens (zoals hun telefoonnummer) zelf bij te werken! Zelfs verlof- en reisaanvragen kunnen moeiteloos worden verwerkt en goedgekeurd. Dat maakt het beheer voor HR veel eenvoudiger. Je hoeft alleen maar te bepalen wie gemachtigd is om bepaalde gegevens bij te werken.

Kan software voor digitale personeelsdossiers toegangsrechten gebruiken?

Documentrechtenbeheer heeft betrekking op wie toegang heeft tot digitale werknemersbestanden of deze kan bewerken. Als rechten goed worden beheerd, besparen ze HR veel tijd en moeite. Als een medewerker of leidinggevende bijvoorbeeld iemands dossier wil inzien, kostte het vroeger veel tijd om de relevante gegevens te vinden en een tijd af te spreken waarop de relevante mensen de relevante documenten konden inzien. In Personio is dat anders! Medewerkers en leidinggevenden kunnen zelfstandig personeelsdossiers inzien. Ze kunnen documenten zelfs op hun pc of smartphone bekijken. En omdat het documentrechtenbeheer van Personio voldoet aan de vereisten voor gegevensbescherming kunt je echt heel gemakkelijk de juiste toegangsniveaus toekennen aan de juiste personen –en aan hen alleen.

Systemen, zoals programma's voor de salarisadministratie, hebben ook toegang tot medewerkersgegevens, zodat ze bijvoorbeeld informatie over de salarisadministratie, tijdregistraties en elektronische personeelsdossiers kunnen bewerken. Maar doordat de gegevens automatisch worden overgedragen, regelmatig worden bijgewerkt en veilig worden opgeslagen is het nu veel gemakkelijker om factoren zoals overuren, afwezigheid wegens ziekte, reizen of betaald verlof te controleren. Op één plek en met een paar klikken. Digitale personeelsdossiers hebben bovendien laten zien dat ze de informatie beter beschermen dan papieren dossiers. Dat is vooral te danken aan het juiste beheer van documentrechten.

Voldoet Personio aan de AVG op het gebied van gegevensbeveiliging?

Elke organisatie moet de personeelsdossiers die worden opgeslagen beschermen tegen onbevoegde toegang door derden. Gelukkig kent Personio gegevensbescherming vol spreekwoordelijke Deutsche Gründligkeit en voldoet de software aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming.

We beschermen de gegevens van onze klanten op beveiligde servers met ISO-certificering in Frankfurt/Main. Extra reservekopieën worden opgeslagen in aparte ruimten met brandbeveiliging. Verificatie in twee stappen en een uitgebreid systeem voor rollen- en rechtenbeheer zorgen ervoor dat jouw gegevens worden beschermd tegen ongeautoriseerde toegang. De HR-software van Personio biedt ook andere beveiligingsfunctionaliteiten en maakt altijd verbinding via SSL-codering.

Kunnen digitale personeelsdossiers helpen met HR-rapportage?

Doordat alle gegevens die je nodig hebt gezamenlijk worden opgeslagen, kun je veel gemakkelijker regelmatig, en spontaan, analyses uitvoeren. Dat is meestal een enorme opgave als je organisatie nog steeds papieren personeelsdossiers opslaat en gebruikt!