Digitaal personeelsdossier

Werknemersgegevens binnen handbereik

Zorg ervoor dat medewerkersgegevens altijd correct, volledig en in overeenstemming met de wettelijke vereisten worden opgeslagen en dat je geen tijd meer verliest met het zoeken naar personeelsinformatie.
Digitale personeelsdossiers
Digitale personeelsdossiers op verschillende apparaten

Een centrale opslag
voor gegevens

Alle gegevens en documenten van medewerkers worden opgeslagen in digitale personeelsdossiers en hoeven alleen daar te worden bijgewerkt. Zo beschik je over een goed onderhouden database die je helpt om tijd te besparen op ondergelegen HR-taken, zoals de salarisadministratie.

Beter gegevensbeheer met minder inspanning

Dankzij digitale personeelsdossiers kan iedereen eenvoudiger centraal gegevens en documenten bijhouden. Medewerkers kunnen zelf hun gegevens bijwerken, en HR hoeft de wijzigingen alleen maar te bevestigen.
Eenvoudige goedkeuringsverzoeken in digitale personeelsdossiers
Overzicht van digitaal personeelsdossier

Compliant gegevensbeheer

Alle gegevens worden veilig opgeslagen in één omgeving: het digitale personeelsdossier. Je geeft toegangsrechten op om te bepalen wie welke personeelsgegevens mag zien en bewerken.

Digitale personeelsdossiers
met Personio

Personio ondersteunt je bij al je HR-processen, van het beheren van sollicitanten of verlofaanvragen tot de salarisadministratie. Maak vandaag nog een gratis testaccount of boek je eigen demo van 30 minuten om meer te leren over het optimaliseren van je processen met efficiëntere software.

Het belang van
digitale personeelsdossiers

Steeds meer organisaties zien de voordelen van digitalisering, inclusief de waarde van het maken en opslaan van digitale personeelsdossiers. De elektronische versie van personeelsdossiers vergroot uiteindelijk niet alleen de efficiëntie van HR, maar verbetert ook de kwaliteit van personeelsdossiers en stamgegevens aanzienlijk. En als de toegangsrechten zorgvuldig worden beheerd, blijven HR-gegevens veilig en vertrouwelijk.

De introductie van elektronische (lees: digitale) personeelsdossiers is een geweldige stap richting de digitale transformatie. Dit vermindert immers de belasting van HR-kostenstructuren en levert over het algemeen een terugverdientijd (ROI) van slechts 18 maanden op!

Voor alle duidelijkheid: in het begin stijgen de kosten wanneer papieren personeelsdossiers worden omgezet in digitale varianten. In de daarna volgende 6 tot 9 maanden dalen ze echter razendsnel. De initiële kosten omvatten doorgaans: De investering in de software zelf, de noodzakelijke training, implementatiekosten inclusief (inclusief uitgaven voor de conversie) en een tijdelijk hogere werkdruk wanneer de papieren dossiers worden gedigitaliseerd. Als je eenmaal de wind in de zeilen hebt, verloopt de reis echter soepel.

Waarom zou je overstappen op digitale personeelsdossiers? Meestal is het om HR-kosten te besparen. Hier zijn enkele cijfers die vaak worden gebruikt als bewijs van ROI. NB: De onderstaande kosten hebben betrekking op lopende activiteiten binnen grotere organisaties met gemiddeld 4.000 medewerkers:

  • Kosten voor het beheren van niet-gedigitaliseerde personeelsdossiers: 90 cent per dossier, inclusief archivering en audits
  • Kosten voor het beheren van gedigitaliseerde personeelsdossiers: 20 cent per dossier voor voortdurende digitalisering

In financieel opzicht maakt het dus zeker verschil, maar toch is kostenbesparing niet de enige reden om digitaal te gaan. Digitalisering bespaart namelijk ook tijd en vermindert de werkdruk voor HR. Personeelsdossiers kunnen niet alleen heel efficiënt worden beheerd en bijgewerkt, maar medewerkers kunnen ook zelf hun gegevens bijwerken! Zo houden jouw medewerkers meer tijd over voor andere belangrijke, maar vaak verwaarloosde, HR-taken.

Zodra jouw personeelsdossiers in een digitale indeling zijn opgeslagen, kan de informatie die je nodig hebt bovendien gemakkelijker worden gevonden en in slechts enkele minuten worden verwerkt. Dat is een groot verschil ten opzichte van papieren dossiers: de verwerking daarvan kost meestal minimaal 20 minuten (en vaak zelfs nog veel meer tijd).

En vergeet niet dat als er eenmaal digitalisering is, er geen dure archiveringsruimte meer nodig is. Het is ook gemakkelijk om de bewaartermijnen van documenten te beheren (software zoals Personio herinnert je eraan wanneer het tijd is om inhoud te verwijderen).

Neem contact met ons op als je wilt weten hoe veel je in totaal kunt besparen op zowel ‘harde’ als ‘zachte’ kosten. Onze expert op het gebied van softwareoplossingen voor digitale personeelsdossiers maakt graag een gedetailleerde berekening op maat voor jouw organisatie.

De voordelen op een rijtje

  • Bespaar tijd (en kosten) bij het verwerken van personeelsdossiers.
  • Gooi die oude dozen met papier weg: wees duurzamer, zorg voor meer ruimte en bespaar het geld dat je anders kwijt bent aan dure archiefruimte.
  • Werk meer samen: profiteer van afdelingsoverschrijdende procesoptimalisatie.
  • Gebruik de gegevens om steeds beter te worden: vind met één druk op de knop wat je zoekt en gebruik de gegevens om nieuwe HR-initiatieven te ontplooien of bestaande te verbeteren.
  • Verbeter de beveiliging van gegevens dankzij systemen voor slim rechtenbeheer.
  • Beheer of verwijder documenten eenvoudig overeenkomstig met de relevante regionale bewaarplicht.
  • Vertrouw erop dat je over de juiste versie beschikt: bekijk gemakkelijk de relevante, bijgewerkte documenten.
  • Laat medewerkers voor zichzelf instaan: dat levert je nauwkeuriger gegevens op en bespaart ook nog eens tijd.
  • Vertrouw erop dat jouw gegevens veilig zijn: dankzij het hoge niveau van AVG-compliance en de geavanceerde, op rechten gebaseerde systemen van Personio.
  • Bewaar (of verwijder) documenten eenvoudig overeenkomstig met de relevante bewaarplicht.

Maak de tijdrovende zoektocht naar personeelsdossiers en de informatie in die dossiers –net als de archivering– verleden tijd!

Wat zijn digitale personeelsdossiers?

Personeelsdossiers bevatten werkgerelateerde gegevens over een specifieke medewerker. Hoewel er geen wettelijke definitie van deze gegevens is, beslissen HR-managers doorgaans welke inhoud relevant is voor het dienstverband, het contract, de carrière, het leven en de gezondheid van een werknemer op het werk – samen worden dit digitale werknemersbestanden genoemd.

Kunnen personeelsdossiers elektronisch worden opgeslagen?

Jaren geleden was er de angst dat documenten fysiek moesten worden bewaard. Vandaag de dag moedigen overheden over de hele wereld hun burgers en bedrijven echter actief aan om documenten in een digitale indeling te bewaren. Zo accepteert HMRC in het Verenigd Koninkrijk maar wat graag digitale kopieën van bonnen als er kosten worden gedeclareerd –zo lang deze duidelijk leesbaar en van voldoende kwaliteit zijn en –meer nog– toegankelijk zijn wanneer dat nodig is.

Dat geldt ook voor personeelsdossiers. Ja, je kunt maar beter afscheid nemen van papier! Dat is niet alleen goed voor het milieu, maar levert ook gemoedsrust op. Je kunt immers eenvoudiger documenten opslaan, vinden en doornemen –waar en wanneer dat maar nodig is.

Welke documenten moeten in een personeelsdossier worden opgeslagen?

Een personeelsdossier bevat meestal alles op het gebied van cv's en relevante informatie over werving, zoals een arbeidsovereenkomst, documenten met betrekking tot salarissen en belastingen, jaarlijkse vakantie-uren, secundaire arbeidsvoorwaarden, prestaties en zelfs KPI's. Ook de identificatie van medewerkers en informatie over opleidingen, bijscholing en bankrekeningen behoren meestal tot een personeelsdossier. Elk personeelsdossier kan (en zal vermoedelijk) echter verschillende soorten informatie bevatten. Er zijn bovendien documenten die niet in een personeelsdossier moeten worden opgeslagen.

  • Cv's
  • Overheidsinformatie/fiscale gegevens, zoals P60- en zelfs P45-documenten
  • Documentatie over prestaties en ontwikkeling
  • Reacties van medewerkers op enquêtes
  • Informatie over werving
  • Informatie over vergoedingen: pensioengegevens, formulieren voor nabestaanden, aandelenopties, enz.
  • Gegevens over medisch verzuim en ziekteverlof – maar geen informatie over beperkingen
  • Documentatie met betrekking tot ontslag of pensioen
  • Sollicitaties
  • Informatie over automatische incasso's en bankrekeningen
  • Werkjubilea – startdatum, einde van de proeftijd, dienstjaren
  • KPI's of informatie met betrekking tot prestaties
  • Salarisinformatie – salarisstroken
  • Jaarlijks verlof en opgebouwd langdurig verlof
  • Officiële overheidsdocumenten, zoals paspoorten, identiteitsbewijzen en nationale verzekeringsnummers
  • Gegevens over beloningen en erkenningen van prestaties

Welke documenten moeten niet in een personeelsdossier worden opgeslagen?

Als vuistregel geldt: bewaar geen medische dossiers, informatie over burgerschap of ‘onnodig materiaal’ in een personeeldossier. De meeste landen hebben hun eigen regels en richtlijnen voor de documenten die niet in een personeelsdossier moeten worden opgeslagen. Daarnaast bepalen culturele normen en regels op het gebied van gegevensbescherming welke informatie kan en moet worden opgeslagen, en voor hoelang.

Wat? Geen medische dossiers of informatie over burgerschap?

Het is belangrijk om informatie met betrekking tot de gezondheid en het burgerschap van een medewerker te bewaren, maar dat mag niet in algemene personeelsdossier. Zo wordt allereerst de veiligheid gewaarborgd, maar is ook alle informatie over medewerkers, indien nodig, in één oogopslag inzichtelijk voor overheidsfunctionarissen.

Bewaar slechts zoveel informatie als je nodig hebt

Een van de uitgangspunten in de Wet Bescherming Persoonsgegevens is dat de bewaarde informatie ’toereikend moet zijn en alleen voor het beoogde doel’. Persoonlijke observaties over medewerkers, hun overtuigingen, geslacht of seksuele voorkeuren of activiteiten buiten de werkuren zouden helemaal niet mogen worden opgeslagen.

Hoe lang moeten personeelsdossiers (en de informatie daarin) worden bewaard?

Er is geen voorgeschreven algemene bewaartermijn voor gegevens in een personeelsdossier. Er gelden verschillende bewaartermijnen voor verschillende soorten documenten. In sommige landen wordt bijvoorbeeld vereist dat de cv's van sollicitanten die geen baan hebben gekregen na een bepaald aantal weken moeten worden verwijderd.

Het is logischerwijs niet nodig om alle documenten te bewaren van medewerkers die in dienst waren maar het bedrijf inmiddels hebben verlaten. Sommige documenten, zoals de functiebeschrijving, het cv en misschien informatie over prestaties, moeten echter wel worden bewaard, zodat in de toekomst eventueel goed onderbouwde referentiebrieven kunnen worden opgesteld.

Hoe orden je personeelsdossiers?

Je kunt personeelsdossiers ordenen in chronologische volgorde, op documenttype, per afdeling, divisie of land, of met een zinvolle structuur die relevant is voor uw bedrijf. Hoe je de bestanden ook ordent, zorg ervoor dat je ze de juiste namen geeft en laat de HR-afdeling de bestanden ordenen op een manier die logisch is voor de hele organisatie.

Met software voor documentbeheer, zoals Personio, kunt je bijvoorbeeld bestandsstructuren maken die logisch zijn voor jouw organisatie en informatie in secties opslaan. Zo bevatten secties, zoals een openbaar profiel, de naam en het e-mailadres. Secties zoals persoonlijke gegevens kunnen het geboorteland en LinkedIn-profiel bevatten, terwijl de salarisinformatie bestaat uit salarisgegevens, belastingcategorieën, enzovoort.

Bezoek deze pagina voor meer informatie over hoe beheersoftware voor personeelsdossiers, zoals Personio, gegevensbestanden voor medewerkers opslaat met secties en kenmerken.

Hoe houdt je het personeelsdossier van een medewerker up-to-date?

De gegevens die over medewerkers worden bewaard, zijn niet alleen de verantwoordelijkheid van HR maar ook van de medewerker. Sommige softwareoplossingen voor personeelsbeheer, zoals Personio, helpen HR-teams om het medewerkers gemakkelijk te maken om hun gegevens (zoals hun telefoonnummer) zelf bij te werken! Zelfs verlof- en reisaanvragen kunnen moeiteloos worden verwerkt en goedgekeurd. Dat maakt het beheer voor HR veel eenvoudiger. Je hoeft alleen maar te bepalen wie gemachtigd is om bepaalde gegevens bij te werken.

Wie mag gegevens van medewerkers bekijken en bijwerken? Documenrechten beheren

Documentrechtenbeheer heeft betrekking op wie toegang heeft tot digitale werknemersbestanden of deze kan bewerken. Als rechten goed worden beheerd, besparen ze HR veel tijd en moeite. Als een medewerker of leidinggevende bijvoorbeeld iemands dossier wil inzien, kostte het vroeger veel tijd om de relevante gegevens te vinden en een tijd af te spreken waarop de relevante mensen de relevante documenten konden inzien. In Personio is dat anders! Medewerkers en leidinggevenden kunnen zelfstandig personeelsdossiers inzien. Ze kunnen documenten zelfs op hun pc of smartphone bekijken. En omdat het documentrechtenbeheer van Personio voldoet aan de vereisten voor gegevensbescherming kunt je echt heel gemakkelijk de juiste toegangsniveaus toekennen aan de juiste personen –en aan hen alleen.

Systemen, zoals programma's voor de salarisadministratie, hebben ook toegang tot medewerkersgegevens, zodat ze bijvoorbeeld informatie over de salarisadministratie, tijdregistraties en elektronische personeelsdossiers kunnen bewerken. Maar doordat de gegevens automatisch worden overgedragen, regelmatig worden bijgewerkt en veilig worden opgeslagen is het nu veel gemakkelijker om factoren zoals overuren, afwezigheid wegens ziekte, reizen of betaald verlof te controleren. Op één plek en met een paar klikken. Digitale personeelsdossiers hebben bovendien laten zien dat ze de informatie beter beschermen dan papieren dossiers. Dat is vooral te danken aan het juiste beheer van documentrechten.

Digitale personeelsdossiers en gegevensbescherming: je gegevens zijn veilig bij ons

Elke organisatie moet de personeelsdossiers die worden opgeslagen beschermen tegen onbevoegde toegang door derden. Gelukkig kent Personio gegevensbescherming vol spreekwoordelijke Deutsche Gründligkeit en voldoet de software aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming. We beschermen de gegevens van onze klanten op beveiligde servers met ISO-certificering in Frankfurt/Main. Extra reservekopieën worden opgeslagen in aparte ruimten met brandbeveiliging. Verificatie in twee stappen en een uitgebreid systeem voor rollen- en rechtenbeheer zorgen ervoor dat jouw gegevens worden beschermd tegen ongeautoriseerde toegang. De HR-software van Personio biedt ook andere beveiligingsfunctionaliteiten en maakt altijd verbinding via SSL-codering.

Met elektronische personeelsdossiers is het analyseren van gegevens een fluitje van een cent!

Meestal gebruiken organisaties die werknemersbestanden op één plek opslaan HR-software om hen te helpen alle gegevens over medewerkers centraal te verzamelen (of aan elkaar te koppelen). Hierdoor kunnen ze veel gemakkelijker het grotere plaatje zien en relevante actie ondernemen om zowel werknemers als het bedrijf te helpen. Je kunt bijvoorbeeld personeelstraining overwegen of je concentreren op de ontwikkeling van initiatieven om frequent ziekteverzuim te verminderen.

Doordat alle gegevens die je nodig hebt gezamenlijk worden opgeslagen, kun je veel gemakkelijker regelmatig, en spontaan, analyses uitvoeren. Dat is meestal een enorme opgave als je organisatie nog steeds papieren personeelsdossiers opslaat en gebruikt!

Conclusie

Stel je eens een wereld voor waarin alle relevante informatie over medewerkers altijd met slechts een paar klikken beschikbaar is voor de juiste personen! Dat is de wereld van Personio. Bij ons behoort het zenuwslopende zoeken naar gegevens in oude mappen of slecht georganiseerde Excel-werkbladen tot het verleden. Digitale personeelsdossiers zijn op lange termijn niet alleen goedkoper om te beheren, maar bieden ook tal van ‘harde’ en ‘zachte’ voordelen.