Waarom HR-managers tijd besteden aan de verkeerde taken

Het tekort aan vaardige professionals en tijdrovende werving zijn twee van de grootste uitdagingen van dit moment, daar zijn de verantwoordelijken het over eens. Openstaande vacatures remmen de groei in veel bedrijven. Het zou dus logisch zijn als HR een sleutelrol speelde in bedrijven en betrokken zou worden bij alle strategische kwesties. De realiteit is anders.

Al in 1997 herformuleerde managementconsultant Dave Ulrich de rol van HR-management met de term ‘HR-zakenpartner’ vanuit de gedachte dat de HR-afdeling zich moest ontwikkelen van een louter interne dienstverlener tot een partner die samenwerkt met het management. Ze zouden vooral moeten werken aan strategische kwesties en moeten bijdragen aan het creëren van waarde: leiden in plaats van alleen managen.

De theorie van de ‘HR-zakenpartner’ beschrijft wat veel HR-professionals tegenwoordig specifiek willen: ontsnappen aan dagelijkse routineklussen en allerlei administratieve taken. Ze willen zich bezighouden met strategische kwesties en inspraak hebben in de toekomst van hun bedrijf.

HR-professionals weten precies waar de focus van modern HR-werk zou moeten liggen. In het onderzoek ‘Recruiting Trends 2017’ werd aan de HR-afdelingen van 297 bedrijven gevraagd welke onderwerpen bovenaan de agenda van een HR-afdeling moeten staan.

De lijst met meest gegeven antwoorden laat zich lezen als een lijst van de belangrijkste HR-trends, zoals personeelswerving en -behoud, werkgeversimago en talentbeheer. Er werden ook minder vanzelfsprekende onderwerpen genoemd, zoals het verbeteren van de bedrijfs- en managementcultuur of de flexibilisering van werkstructuren.

Een ander onderzoek, ‘Innovative HR Management’, bevestigt dat HR-afdelingen zich bewust zijn van de uitdagingen waar zij de komende jaren mee te maken krijgen. Volgens 62 procent van de ondervraagde HR-managers is de aanpassing van de HR-strategie aan de dynamische vereisten van het bedrijf een (zeer) grote uitdaging. Voor 77 procent van de ondervraagden is dat ook het geval als het gaat om het werven van vaardige medewerkers en managers. Voor werkgeversimago, bij veel middelgrote bedrijven nog onbekend, was dat nog ruim de helft.

Maar deze onderzoeken tonen slechts maar één kant van het verhaal, zoals blijkt als we kijken naar het dagelijks werk van HR-afdelingen en de analyse van andere onderzoeken. Wensen en werkelijkheid, zelfperceptie en externe perceptie liggen soms erg ver uit elkaar.

Volgens een onderzoek van de Hogeschool Koblenz uit 2012 zien HR-managers zichzelf graag als strategische partners, HR-zakenpartners dus, van de andere afdelingen. Daarentegen beschouwt 70 procent van de interne HR-klanten, oftewel de managers van andere afdelingen, HR gewoon als ‘administratieve experts’.

Een onderzoek uit 2013 schetst een vergelijkbaar beeld: van de 158 ondervraagde directeuren en managers was 67 procent tevreden over het werk van de HR-afdeling. Dat verandert als specifiek gekeken wordt naar strategisch taken die waarde creëren. Slechts 17 procent van de beslissers beschouwt de HR-afdeling als ‘zeer competent’ in het vinden en ontwikkelen van ‘gekwalificeerde, competente managers’. Voor ‘toegewijde, betrokken medewerkers’ is dat 18 procent.

Zijn deze bevindingen in de afgelopen vier jaar aanzienlijk veranderd? Managementadviesbureau Kienbaum en de Deutsche Gesellschaft für Personalführung (Duitse vereniging voor HR-management) doen al ruim 15 jaar onderzoek naar de rol van HR binnen bedrijven. Ook zij constateren dat de balans doorslaat naar operationele, administratieve HR-activiteiten.

In het actuele onderzoek ‘HR Strategy & Organization 2017’ stellen ze: ‘Vergeleken met de onderzoeksresultaten van 2012/2013 is er slechts een gedeeltelijke verbetering opgetreden. […] Wat toegevoegde waarde betreft heeft HR weinig vooruitgang geboekt’. Samenvattend is er in de afgelopen jaren weinig vooruitgang geboekt als het gaat om de focus op strategische, toekomstgerichte HR-kwesties.

Focus op strategische HR-taken

Doorgaans zijn het administratieve taken die HR weerhouden van strategisch werk. Software kan daarbij helpen, zodat HR zich kan bezighouden met belangrijkere onderwerpen.

Lees hier meer

HR-professionals leveren geen slecht werk, integendeel. Ze hebben het gewoon veel te druk met dagelijkse taken en routinematige activiteiten. Ze beheren activiteiten in plaats van die vorm te geven. Ze concentreren zich op de verkeerde taken.

Uit het hierboven genoemde onderzoek van Kienbaum blijkt dat HR-afdelingen gemiddeld 39 procent van de tijd besteden aan puur administratieve activiteiten. Een optimaal aandeel zou slechts 15 tot 25 procent zijn, dus ongeveer de helft daarvan. Twee derde van de ondervraagde bedrijven heeft meer dan 500 werknemers. In kleinere bedrijven wordt waarschijnlijk nog aanzienlijk meer tijd besteed aan administratie.

Inmiddels hebben HR-beslissers het probleem zelf ook onderkend. In een recent onderzoek zei de helft van de respondenten te weinig tijd te hebben voor strategische activiteiten zoals talentmanagement. Als reden werd de veelheid aan administratieve taken opgegeven.

Maar als managers al het gevoel hebben dat ze te veel tijd besteden aan dagelijkse taken, hoe staat het dan met HR-professionals op het niveau daaronder? In kleine tot middelgrote bedrijven is een kleine HR-afdeling, soms bestaande uit slechts een persoon, verantwoordelijk voor alle HR-werkzaamheden. En maar al te vaak bestaat hun werkdag uit activiteiten zoals:

• Gewerkte uren, verzuim en vakantiedagen bijhouden en berekenen

• Basisgegevens van medewerkers beheren en bijwerken

• HR-administratie

• Loonadministratie voorbereiden of volledig genereren

• Vacatures publiceren

• Binnenkomende sollicitaties beheren

• Contracten, opzeggingen, waarschuwingen en referenties opstellen

• Trainingsprogramma’s goedkeuren

• HR-kostenbeheersing

HR-professionals zouden met name ondersteuning willen bij terugkerende routinetaken. Gegevensbeheer en het bijhouden van aanwezigheid zijn arbeidsintensieve taken die uitgevoerd moeten worden, maar die niet bijdragen aan het succes van het bedrijf.

Slimme HR-software is de eerste stap voor HR-professionals die meer tijd willen vrijmaken voor toekomstgerichte kwesties. In een intern onderzoek onder 96 klanten van Personio noemde 70 procent van de ondervraagden het beheren van respectievelijk verlof- en vakantiedagen en basisgegevens van medewerkers als de belangrijkste functies van HR-software. Ondersteuning krijgen bij de afhandeling van deze schijnbaar triviale activiteiten helpt al enorm.

Met HR-software kunnen veel taken versneld of volledig geautomatiseerd worden. Met behulp van selfservicefuncties kunnen medewerkers zelf hun gewerkte uren en verlofuren bijhouden, controleren hoeveel vrije dagen ze nog hebben of hun nieuwe bankgegevens in het systeem invoeren. Een bezoek aan de HR-afdeling en het kopiëren van gegevens is daardoor in veel gevallen niet meer nodig.

Maar als het om digitalisering en automatisering gaat, hebben de meeste HR-afdelingen nog een inhaalslag te maken. Volgens het onderzoek ‘Today’s State of Work: At the Breaking Point’ van ServiceNow is slechts 30 procent van de HR-diensten geautomatiseerd. In kleine en middelgrote bedrijven is het gebruik van HR-software zeker niet vanzelfsprekend, behalve misschien voor de loonadministratie. Voor twee derde van onze klanten is Personio de eerste HR-software die ze gebruiken. Daarvoor deden ze alles handmatig met behulp van Excel-spreadsheets en andere provisorische oplossingen.

Uit onze analyse van recente onderzoeken blijkt dat HR-professionals weten wat belangrijk is en welke kwesties nu en voor de toekomst relevant zijn: werving en behoud van personeel, werkgeversimago, bedrijfscultuur, flexibele arbeidsmodellen enzovoort. Het struikelblok wordt voornamelijk gevormd door de implementatie, doordat het dagelijkse werk gedomineerd wordt door administratieve taken en routinewerk.

HR-managers zijn niet volledig verantwoordelijk voor dit probleem en zijn ook niet de enigen die er last van hebben. Bijna alle afdelingen ‘lijden’ onder teveel dagelijkse beslommeringen. Maar gezien het gebrek aan vaardigheden en het immense belang van HR-kwesties staan HR-afdelingen voor bijzondere uitdagingen, ook al stellen ze de toekomst van onze bedrijven veilig.