Software voor aanwezigheidsregistratie

Aanwezigheidsregistratie, maar dan gemakkelijk

Via geautomatiseerde processen kun je werktijden moeiteloos, correct en overzichtelijk registreren. Zodat je tijd overhoudt voor echt belangrijke taken.
Software voor aanwezigheidsregistratie
Goedkeuring van aanwezigheidsregistratie met systeem voor aanwezigheidsregistratie

Efficiënt en
wettelijk compliant

Medewerkers kunnen gemakkelijk hun eigen werkuren registreren, waarna supervisors ze bevestigen. Je kunt van tevoren een regel voor vaste pauzetijden definiëren, zodat alle uren veilig binnen een wettelijk kader blijven.

Alle gewerkte uren in één oogopslag

Of je medewerkers hun uren nu op hun computer, in de Personio-app of via een gekoppeld systeem registreren: alle werkuren worden centraal vastgelegd in Personio. HR beschikt over actuele informatie en kan de uren evalueren via rapporten.
Tijdregistratie op laptop + App voor tijdregistratie
Eenvoudige controle van overuren met software voor aanwezigheidsregistratie

Automatisch correcte berekeningen

Laat je salarissen en overuren door Personio berekenen op basis van de werkuren. Als je overuren wilt uitbetalen, kunnen die rechtstreeks doorgezet worden naar de voorlopige loonlijst.
People Workflow Automation

Mis dit niet!: People Workflow Automation

People Workflow Automation ontsluit het productieve potentieel van je bedrijf, door handmatige processen om te zetten in geautomatiseerde workflows die apps met elkaar verbinden, die stakeholders op één lijn brengen en die je business versnellen als nooit tevoren.

Naadloze HR-processen
Icon_Abwesenheiten Verzuimbeheer

Laat medewerkers hun afwezigheid eenvoudig aanvragen in Personio, voor holistisch tijdsbeheer.

Icon_Rollen und Rechte Employee Self Service (ESS)

Wijs de juiste toegangsrechten toe en verminder de administratieve last: op deze manier kunnen medewerkers ook hun afwezigheid en persoonlijke gegevens inzien en bijwerken.

Icon_Vorbereitende Entgeltabrechnung Voorlopige loonlijst

De geregistreerde uren worden rechtstreeks doorgegeven aan de salarisadministratie. Zo kun je eenvoudig het uurloon of de overuren uitbetalen.

Je persoonlijke webdemo

Maak kennis met Personio! Onze productexperts leiden je in slechts 30 minuten rond door de tool en beantwoorden al jouw vragen.

  • Introductie van alle product-functionaliteiten
  • Afgestemd op jullie situatie, uitdagingen en wensen
  • Antwoorden op alle vragen die u hebt
  • Kiziltug Ben
  • Grenon-Andrieu Philippine

Boek je gratis demo



Optioneel

We nemen alleen contact met je op om een afspraak te maken die voor jou past en om jouw specifieke vereisten door te nemen.

Wat heb jij aan software voor
aanwezigheidsregistratie?

Met een aanwezigheidsregistratiesysteem via software kan je bedrijf ervoor zorgen dat al je gegevens schoon en foutloos zijn, klaar voor gebruik in rapporten. Het helpt ook om je salarisadministratie te stroomlijnen als het gaat om het berekenen van overuren.

Maar waar moet je rekening mee houden voordat je de sprong waagt?

Wat is aanwezigheidsregistratiesoftware?

Met aanwezigheidsregistratiesoftware kun je alle uren van je personeel bijhouden, zowel overuren als normale werkuren. Dit gaat allemaal digitaal, waarbij medewerkers hun uren moeten invoeren zodat ze bijgehouden of door managers goedgekeurd kunnen worden.

Wat is een aanwezigheidsregistratiesysteem?

Een aanwezigheidsregistratiesysteem is de methode die een bedrijf gebruikt om de gewerkte uren en de aanwezigheid van medewerkers binnen het bedrijf bij te houden. Het systeem kan gefaciliteerd worden door software, maar ze vormen vaak niet een geheel.

Sterker nog: veel organisaties gebruiken Excel om de aanwezigheid te registreren. Dat is niet alleen tijdrovender dan aanwezigheidsregistratie met speciale software (je moet de gegevens immers handmatig invoeren), maar ook nog eens gevoeliger voor fouten. Het heeft veel andere nadelen, zoals:

  • Spreadsheets kunnen op elk moment gewijzigd worden door iedereen die toegang tot de spreadsheets heeft. Dat betekent dat al je belangrijke gegevens gemanipuleerd kunnen worden.
  • Excel voldoet niet aan de wettelijke vereisten op het gebied van aanwezigheidsregistratie zoals die zijn vastgelegd in de privacyregelgeving.
  • Een Excel-werkblad kan zomaar worden verwijderd of overschreven als er verschillende versies van het bestand in omloop zijn. Door een technisch probleem kun je alle gegevens kwijtraken.

Moet je bedrijf uren bijhouden?

Dat hangt ervan af. Of het bijhouden van de werkuren wel of geen zin heeft, is niet afhankelijk van de grootte van het bedrijf, maar er zijn drie redenen waarom aanwezigheidsregistratie nodig zou kunnen zijn:

  • Werknemers worden voornamelijk betaald op basis van de uren die ze werken;
  • Jouw bedrijf heeft verschillende modellen voor werktijden, zoals ploegendienst, deeltijd of flexibele werktijden met compensatie voor overwerk;
  • Jouw organisatie moet aan wettelijke voorschriften voldoen, zoals aan de wet op het minimumloon –die voorschrijft dat je de aanwezigheid moet registreren.

Wat zijn de voordelen van aanwezigheidsregistratiesoftware?

Afgezien van de wettelijke verplichtingen vormt de registratie van het exact aantal gewerkte uren de basis voor het berekenen van salarissen. Daarnaast kun je conflicten en misverstanden tussen werkgevers en werknemers vermijden.

De directie en HR krijgen een betrouwbaar overzicht van de werktijden van medewerkers, terwijl elke medewerker erop kan vertrouwen dat hij eerlijk wordt betaald en geen onbetaalde overuren hoeft te maken.

Hoe kies je de juiste aanwezigheidsregistratiesoftware?

Wil aanwezigheidsregistratie aan zijn doel voldoen, dan moet dat nauwkeurig, betrouwbaar en op een transparante manier gebeuren. Alleen software voor aanwezigheidsregistratie, zoals die in Personio is geïntegreerd, kan dat bieden.

Met Personio kunnen jij en je medewerkers de gewerkte uren online registreren. Nadat medewerkers hun uren hebben ingevoerd, kunnen leidinggevenden die zo nodig bevestigen. Ze kunnen de regels van de organisatie toepassen en het aanwezigheidsregistratiesysteem daarop aanpassen.

Een systeem zoals dit bespaart de HR-afdeling op zijn minst veel tijd, want veel werk kan worden geautomatiseerd via het aanwezigheidsregistratiesysteem. Ook heb je niet meer te maken met onjuiste of onvolledige urenstaten.

Hoe werkt de overstap naar online aanwezigheidsregistratie?

Een overstap naar software voor aanwezigheidsregistratie heeft zowel gevolgen voor de HR-afdeling als voor de rest van jouw medewerkers.

Het is belangrijk dat je jouw medewerkers geruststelt dat online aanwezigheidsregistratie niet wordt gebruikt om hen persoonlijk in de gaten te houden. Personio houdt zich strikt aan de wetten op het gebied van gegevensbescherming.

De ondernemingsraad (OR) heeft het recht op medezeggenschap als het gaat om aanwezigheidsregistratie, maar kan de introductie van een bepaald systeem niet voorkomen of afdwingen. De OR kan niets tegen hebben op een aanwezigheidsregistratiesysteem dat aan de wet voldoet. Betrek de OR bij de introductie van de software: dat verlaagt de drempel voor medewerkers om de software te gebruiken.

Voordat je in jouw gehele organisatie overstapt op nieuwe software voor aanwezigheidsregistratie kun je deze software testen in een selecte groep. Zo leer je of alles werkt, wat je moet verbeteren en hoe jouw medewerkers kunnen worden getraind. Als de test vlekkeloos is verlopen, kun je de online aanwezigheidsregistratie met succes introduceren.

Als u al een systeem voor aanwezigheidsregistratie hebt, kun je het via een interface (API) aan Personio koppelen. Alle gegevens die jouw medewerkers eerder in het aanwezigheidsregistratiesysteem hebben ingevoerd met behulp van ponskaarten of een werktijdenapp kun je nu in Personio beheren.

Hoe kun je thuisgewerkte uren bijhouden?

Wat als jouw medewerkers niet op kantoor werken, maar bijvoorbeeld thuis of onderweg? Dat is geen probleem, want met een digitale klok hebben medewerkers overal toegang tot hun werktijdenaccounts en kunnen ze hun uren online invoeren.

Je kunt software voor aanwezigheidsregistratie, zoals Personio, eenvoudig gebruiken als basis voor complexe tijdregistratie en om wekelijks gewerkte uren, vakanties en feestdagen bij te werken. Personio toont in het werktijdenaccount altijd een actueel overzicht van gemaakte overuren.

Aanwezigheidsregistratie helpt bij de salarisadministratie

Als je software voor aanwezigheidsregistratie gebruikt, bevindt alle informatie zich op één centrale plaats zodat je deze direct kunt verwerken. Het werktijdenaccount wordt dus automatisch gekoppeld aan de salarisadministratie, vakantieadministratie en het digitale personeelsdossier.

Je kunt handmatig of automatisch foutloze salarisberekeningen genereren, net als de gegevens die je nodig hebt voor de salarisadministratie. Rechtstreeks vanuit de geaggregeerde gegevens en wanneer je maar wilt.

Salarissen voor gewerkte uren worden automatisch aangepast, bijvoorbeeld als jouw medewerkers op uurbasis werken of een financiële compensatie ontvangen voor overuren.

Kan Personio automatisch overuren tellen?

Personio heeft ook een calculator voor overuren die de overuren automatisch invoert in de salarisberekening (als je dat zo hebt ingesteld). De gemiddelde en maximaal toegestane werktijden worden in de gaten gehouden. Als de limiet wordt overschreden, krijgen leidinggevende en medewerker een melding.

Hoe kun je verlofrechten correct berekenen?

Het handmatig berekenen van vakantie-uren kan erg omslachtig én foutgevoelig zijn, vooral in grotere organisaties met nogal wat personeelsverloop of waar zowel fulltime- als parttime medewerkers zijn.

Geautomatiseerde vakantieberekeningen garanderen efficiëntie en naleving van de wet. Personio berekent de rechten voor elk type werkrooster en toont ten allen tijden de resterende vakantiedagen. Ook wordt er rekening gehouden met feestdagen –die in elke regio of land verschillen.

Hoe registreer je werkuren met Personio?

Medewerkers kunnen in Personio hun werkuren online invoeren en op elk moment de beoogde uren ten opzichte van de daadwerkelijke uren bekijken. Net als in een app voor aanwezigheidsregistratie dus, maar dan vanuit de browser. Medewerkers melden zich daarvoor aan bij hun werktijdenaccount – wanneer ze maar willen en op elke computer – en voeren hun start- en eindtijden en pauzes in.

Leidinggevenden of HR-managers kunnen met één klik de ingevoerde tijden bevestigen. Je kunt afzonderlijke goedkeuringsprocessen opgeven voor elke afdeling, elk team en elke individuele medewerker.

De software-interface is op een gebruiksvriendelijke manier vormgegeven en gegevens kunnen razendsnel worden ingevoerd. Leidinggevenden en HR-medewerkers kunnen de ingevoerde tijden met één klik bevestigen.

Als je externe systemen voor aanwezigheidsregistratie, zoals prikklokken, gebruikt, kun je de gegevens gemakkelijk importeren in Personio.

Kan Personio aanwezigheidsregistratierapporten leveren?

De rapportage- en exportfuncties van Personio laten je in een oogopslag zien hoeveel medewerkers er op een bepaald moment hebben gewerkt. Je kunt aan het eind van de maand of het jaar een overzicht genereren van aan- en afwezigheden, ziektedagen, wekelijkse werkuren en vakantiedagen.

Afhankelijk van de cijfers die interessant voor je zijn kan Personio een werkblad of visuele analyse maken, die je kunt exporteren of kunt gebruiken voor jouw rapportages