Software voor aanwezigheidsregistratie

Making Attendance
Tracking Easy

Tracking attendance is an issue for all employees — not just HR. That’s why implementing an effective attendance tracking software, that’s easy to use and error, is more important now than ever.
Software voor aanwezigheidsregistratie
Goedkeuring van aanwezigheidsregistratie met systeem voor aanwezigheidsregistratie

Efficiëntere samenwerking

Employees enter their working hours, and supervisors confirm with only the click of a button. Personio also reminds managers of pending approvals, so nothing is ever overlooked.

Alle gewerkte uren in één oogopslag

Whether on the app, the computer, or via a linked system, all working hours are recorded centrally in Personio’s attendance tracking software. This ensures that you always have an overview of every hour worked for reporting and analysis.
Tijdregistratie op laptop + App voor tijdregistratie
Eenvoudige controle van overuren met software voor aanwezigheidsregistratie

Automatisch correcte berekeningen

Have Personio calculate salaries and overtime based on your working hour schedules. If you want to pay out overtime, these hours can be transferred directly to payroll.

Aanwezigheidsregistratie
met Personio

Personio ondersteunt je bij al je HR-processen, van het beheren van sollicitanten of verlofaanvragen tot de salarisadministratie. Maak vandaag nog een gratis testaccount of boek je eigen demo van 30 minuten om meer te leren over het optimaliseren van je processen met efficiëntere software.

How Can You Benefit From
Attendance Tracking Software?

Having an attendance tracking system in place, facilitated by software, can help your company ensure that all of your data is clean, error-free, and ready for reporting. It can also help streamline your payroll when it comes to calculating overtime.

But, what considerations do you need to make before you take the plunge?

What Is Attendance Tracking Software?

An attendance tracking software can keep track of all your employee hours, both overtime and regular working hours. It can do this all digitally, where employees are required to submit their hours either for tracking purposes or for approval from managers.

What Is An Attendance Tracking System?

An attendance tracking system is the method a business uses to track hours worked and the presence of employees within the company. A system can be facilitated by a software, but they are often not one and the same.

In fact, many businesses use Excel to track attendance. This is not only more time consuming than tracking attendance with attendance tracking software, as you need to enter the data manually, but is also prone to errors. It also comes with many other drawbacks, including:

  • Spreadsheets can be changed at any time by anyone with access, meaning all of your important data is susceptible to manipulation down the road.
  • Excel does not fulfill the legal requirements for attendance tracking stipulated in privacy regulations.
  • An Excel spreadsheet can easily be deleted or overwritten if there are different versions of the file in circulation. You can lose all of the data due to a technical problem.

Should Your Business Be Tracking Hours?

It depends. Whether or not tracking working hours makes sense does not depend on the size of the business, but there are three reasons why you may need attendance tracking:

  • Werknemers worden voornamelijk betaald op basis van de uren die ze werken;
  • Jouw bedrijf heeft verschillende modellen voor werktijden, zoals ploegendienst, deeltijd of flexibele werktijden met compensatie voor overwerk;
  • Jouw organisatie moet aan wettelijke voorschriften voldoen, zoals aan de wet op het minimumloon –die voorschrijft dat je de aanwezigheid moet registreren.

What Are Advantages To Attendance Tracking Software?

Beyond the legal obligations, tracking the exact number of hours worked serves as the basis for salary calculations. You can also avoid conflicts and misunderstandings between employers and employees.

Management and HR can get a reliable view of their employees’ working hours, while each employee can be sure that they are being paid fairly and will not have to work any unpaid overtime.

How Do You Choose The Right Attendance Tracking Software?

Wil aanwezigheidsregistratie aan zijn doel voldoen, dan moet dat nauwkeurig, betrouwbaar en op een transparante manier gebeuren. Alleen software voor aanwezigheidsregistratie, zoals die in Personio is geïntegreerd, kan dat bieden.

With Personio, you and your employees can record your working hours online. After employees enter their hours, managers can confirm the entries if required. They can apply their company’s working hour regulations and adjust the attendance tracking system accordingly.

At a minimum, a system like this saves the HR department a great deal of time, since a majority of the work can be automated via the attendance tracker and you no longer need to deal with incorrect or incomplete timesheets.

Hoe werkt de overstap naar online aanwezigheidsregistratie?

Een overstap naar software voor aanwezigheidsregistratie heeft zowel gevolgen voor de HR-afdeling als voor de rest van jouw medewerkers.

Het is belangrijk dat je jouw medewerkers geruststelt dat online aanwezigheidsregistratie niet wordt gebruikt om hen persoonlijk in de gaten te houden. Personio houdt zich strikt aan de wetten op het gebied van gegevensbescherming.

De ondernemingsraad (OR) heeft het recht op medezeggenschap als het gaat om aanwezigheidsregistratie, maar kan de introductie van een bepaald systeem niet voorkomen of afdwingen. De OR kan niets tegen hebben op een aanwezigheidsregistratiesysteem dat aan de wet voldoet. Betrek de OR bij de introductie van de software: dat verlaagt de drempel voor medewerkers om de software te gebruiken.

Voordat je in jouw gehele organisatie overstapt op nieuwe software voor aanwezigheidsregistratie kun je deze software testen in een selecte groep. Zo leer je of alles werkt, wat je moet verbeteren en hoe jouw medewerkers kunnen worden getraind. Als de test vlekkeloos is verlopen, kun je de online aanwezigheidsregistratie met succes introduceren.

Als u al een systeem voor aanwezigheidsregistratie hebt, kun je het via een interface (API) aan Personio koppelen. Alle gegevens die jouw medewerkers eerder in het aanwezigheidsregistratiesysteem hebben ingevoerd met behulp van ponskaarten of een werktijdenapp kun je nu in Personio beheren.

How Can You Track Working From Home Hours?

Wat als jouw medewerkers niet op kantoor werken, maar bijvoorbeeld thuis of onderweg? Dat is geen probleem, want met een digitale klok hebben medewerkers overal toegang tot hun werktijdenaccounts en kunnen ze hun uren online invoeren.

Je kunt software voor aanwezigheidsregistratie, zoals Personio, eenvoudig gebruiken als basis voor complexe tijdregistratie en om wekelijks gewerkte uren, vakanties en feestdagen bij te werken. Personio toont in het werktijdenaccount altijd een actueel overzicht van gemaakte overuren.

Aanwezigheidsregistratie helpt bij de salarisadministratie

Als je software voor aanwezigheidsregistratie gebruikt, bevindt alle informatie zich op één centrale plaats zodat je deze direct kunt verwerken. Het werktijdenaccount wordt dus automatisch gekoppeld aan de salarisadministratie, vakantieadministratie en het digitale personeelsdossier.

Je kunt handmatig of automatisch foutloze salarisberekeningen genereren, net als de gegevens die je nodig hebt voor de salarisadministratie. Rechtstreeks vanuit de geaggregeerde gegevens en wanneer je maar wilt.

Salarissen voor gewerkte uren worden automatisch aangepast, bijvoorbeeld als jouw medewerkers op uurbasis werken of een financiële compensatie ontvangen voor overuren.

Can Personio Automatically Count Overtime?

Personio also features an overtime calculator, which automatically transfers overtime to the salary calculation (if that’s how you set it up). The average and maximum permitted working times are monitored, and if the limit is exceeded, both manager and employee are alerted.

How Do You Properly Calculate Leave Entitlements?

Het handmatig berekenen van vakantie-uren kan erg omslachtig én foutgevoelig zijn, vooral in grotere organisaties met nogal wat personeelsverloop of waar zowel fulltime- als parttime medewerkers zijn.

Geautomatiseerde vakantieberekeningen garanderen efficiëntie en naleving van de wet. Personio berekent de rechten voor elk type werkrooster en toont ten allen tijden de resterende vakantiedagen. Ook wordt er rekening gehouden met feestdagen –die in elke regio of land verschillen.

How Do You Record Working Hours With Personio?

With Personio, employees can enter their working hours online and access their target versus actual hours at any time, just like in an attendance tracking app, only in a browser. To do that, employees log themselves into their working hours account – at any time, and from any computer – and enter their start and end times, as well as any breaks.

Leidinggevenden of HR-managers kunnen met één klik de ingevoerde tijden bevestigen. Je kunt afzonderlijke goedkeuringsprocessen opgeven voor elke afdeling, elk team en elke individuele medewerker.

De software-interface is op een gebruiksvriendelijke manier vormgegeven en gegevens kunnen razendsnel worden ingevoerd. Leidinggevenden en HR-medewerkers kunnen de ingevoerde tijden met één klik bevestigen.

If you use third-party systems for attendance tracking, for example, terminals for time cards, you can easily import their data into Personio.

Can Personio Provide Attendance Tracking Reports?

Personio’s reporting and export functions show you at a glance how many employees worked how much at any given time. You can generate an overview of attendances and absences, sick days, weekly working hours, and vacation days at month or year-end.

Depending on which numbers are of interest to you, Personio can create a spreadsheet or graphic analysis that you can export or use for your reporting.