Aanwezigheidsregistratie

Eenvoudige aanwezigheidsregistratie

Aanwezigheidsregistratie is een kwestie voor alle medewerkers – niet alleen voor HR. Implementeer moeiteloos processen om te zorgen dat de aanwezigheidsregistratie voor iedereen zo eenvoudig mogelijk is en dat werkuren correct worden berekend.
Software voor aanwezigheidsregistratie
Goedkeuring van aanwezigheidsregistratie met systeem voor aanwezigheidsregistratie

Efficiëntere samenwerking

Jouw medewerkers voeren hun werktijden in, waarna leidinggevenden deze met één klik op de knop kunnen bevestigen. Personio herinnert leidinggevenden aan openstaande goedkeuringen, zodat niets over het hoofd wordt gezien.

Alle gewerkte uren in één oogopslag

Ongeacht of jouw medewerkers hun tijd nu automatisch registreren via de app, op de computer of via een gekoppeld systeem – alle werkuren worden centraal geregistreerd in Personio Zo weet je zeker dat je altijd een overzicht hebt van alle gewerkte uren, die je kunt gebruiken voor rapporten en analyses.
Tijdregistratie op laptop + App voor tijdregistratie
Eenvoudige controle van overuren met software voor aanwezigheidsregistratie

Automatisch correcte berekeningen

Laat jouw salarissen en overuren door Personio berekenen op basis van de werkuren. Als je overuren wilt uitbetalen, worden de extra uren rechtstreeks doorgezet naar de salarisadministratie.

Aanwezigheidsregistratie
met Personio

Personio ondersteunt je bij al je HR-processen, van het beheren van sollicitanten of verlofaanvragen tot de salarisadministratie. Maak vandaag nog een gratis testaccount of boek je eigen demo van 30 minuten om meer te leren over het optimaliseren van je processen met efficiëntere software.

Wie heeft systemen voor aanwezigheidsregistratie nodig?

Of het bijhouden van de werkuren wel of geen zin heeft, is niet afhankelijk van de grootte van een organisatie. Er zijn in feite drie redenen waarom aanwezigheidsregistratie nodig zou kunnen zijn:

  • Werknemers worden voornamelijk betaald op basis van de uren die ze werken;
  • Jouw bedrijf heeft verschillende modellen voor werktijden, zoals ploegendienst, deeltijd of flexibele werktijden met compensatie voor overwerk;
  • Jouw organisatie moet aan wettelijke voorschriften voldoen, zoals aan de wet op het minimumloon –die voorschrijft dat je de aanwezigheid moet registreren.

Voordelen van aanwezigheidsregistratie

Naast de wettelijke verplichtingen heeft het bijhouden van het exacte aantal gewerkte uren tal van voordelen. De cijfers dienen als de basis voor salarisberekeningen. Daarnaast kun je conflicten en misverstanden tussen werkgevers en werknemers vermijden. De directie en HR krijgen een betrouwbaar overzicht van de werktijden van medewerkers, terwijl elke medewerker erop kan vertrouwen dat hij eerlijk wordt betaald en geen onbetaalde overuren hoeft te maken.

Geen Excel meer, geen fouten meer

Veel organisaties gebruiken Excel om de aanwezigheid te registreren. Dat is niet alleen tijdrovender dan aanwezigheidsregistratie met speciale software (je moet de gegevens immers handmatig invoeren), maar ook nog eens gevoeliger voor fouten.

Excel-werkbladen kunnen op elk moment worden gewijzigd door iedereen die er toegang toe heeft, zonder dat je weet wie wat heeft bewerkt. De gegevens kunnen dus zomaar worden gemanipuleerd. Daarnaast voldoet Excel niet aan de wettelijke vereisten op het gebied van aanwezigheidsregistratie zoals die zijn vastgelegd in de privacyregelgeving.

Gegevens kunnen gemakkelijk kwijtraken. Een Excel-werkblad kan zomaar worden verwijderd of overschreven als er verschillende versies van het bestand in omloop zijn. Als je het bestand lokaal of op een server opslaat, kun je alle gegevens kwijtraken wanneer er een technisch probleem optreedt.

Online aanwezigheidsregistratie met de juiste software

Wil aanwezigheidsregistratie aan zijn doel voldoen, dan moet dat nauwkeurig, betrouwbaar en op een transparante manier gebeuren. Alleen software voor aanwezigheidsregistratie, zoals die in Personio is geïntegreerd, kan dat bieden.

Met Personio kunnen jij en jouw medewerkers de gewerkte uren online registreren. Nadat medewerkers hun uren hebben ingevoerd, kunnen leidinggevenden die zo nodig bevestigen. Ze kunnen de regels van de organisatie toepassen en de aanwezigheidsregistratie daarop aanpassen.

Een systeem zoals dit bespaart de HR-afdeling op zijn minst veel tijd, want veel werk kan worden geautomatiseerd via het aanwezigheidsregistratiesysteem. Ook heb je niet meer te maken met onjuiste of onvolledige urenstaten.

Hoe werkt de overstap naar online aanwezigheidsregistratie?

Een overstap naar software voor aanwezigheidsregistratie heeft zowel gevolgen voor de HR-afdeling als voor de rest van jouw medewerkers.

Het is belangrijk dat je jouw medewerkers geruststelt dat online aanwezigheidsregistratie niet wordt gebruikt om hen persoonlijk in de gaten te houden. Personio houdt zich strikt aan de wetten op het gebied van gegevensbescherming.

De ondernemingsraad (OR) heeft het recht op medezeggenschap als het gaat om aanwezigheidsregistratie, maar kan de introductie van een bepaald systeem niet voorkomen of afdwingen. De OR kan niets tegen hebben op een aanwezigheidsregistratiesysteem dat aan de wet voldoet. Betrek de OR bij de introductie van de software: dat verlaagt de drempel voor medewerkers om de software te gebruiken.

Voordat je in jouw gehele organisatie overstapt op nieuwe software voor aanwezigheidsregistratie kun je deze software testen in een selecte groep. Zo leer je of alles werkt, wat je moet verbeteren en hoe jouw medewerkers kunnen worden getraind. Als de test vlekkeloos is verlopen, kun je de online aanwezigheidsregistratie met succes introduceren.

Als u al een systeem voor aanwezigheidsregistratie hebt, kun je het via een interface (API) aan Personio koppelen. Alle gegevens die jouw medewerkers eerder in het aanwezigheidsregistratiesysteem hebben ingevoerd met behulp van ponskaarten of een werktijdenapp kun je nu in Personio beheren.

Flexibele roosters

Wat als jouw medewerkers niet op kantoor werken, maar bijvoorbeeld thuis of onderweg? Dat is geen probleem, want met een digitale klok hebben medewerkers overal toegang tot hun werktijdenaccounts en kunnen ze hun uren online invoeren.

Je kunt software voor aanwezigheidsregistratie, zoals Personio, eenvoudig gebruiken als basis voor complexe tijdregistratie en om wekelijks gewerkte uren, vakanties en feestdagen bij te werken. Personio toont in het werktijdenaccount altijd een actueel overzicht van gemaakte overuren.

Aanwezigheidsregistratie helpt bij de salarisadministratie

Als je software voor aanwezigheidsregistratie gebruikt, bevindt alle informatie zich op één centrale plaats zodat je deze direct kunt verwerken. Het werktijdenaccount wordt dus automatisch gekoppeld aan de salarisadministratie, vakantieadministratie en het digitale personeelsdossier.

Je kunt handmatig of automatisch foutloze salarisberekeningen genereren, net als de gegevens die je nodig hebt voor de salarisadministratie. Rechtstreeks vanuit de geaggregeerde gegevens en wanneer je maar wilt.

Salarissen voor gewerkte uren worden automatisch aangepast, bijvoorbeeld als jouw medewerkers op uurbasis werken of een financiële compensatie ontvangen voor overuren.

Automatisch overuren berekenen

De software bestaat uit een calculator voor overuren die de overuren automatisch invoert in de salarisberekening (als je dit zo hebt ingesteld).

De gemiddelde en maximaal toegestane werktijden worden in de gaten gehouden. Als de limiet wordt overschreden, krijgen de leidinggevende en medewerker een melding.

Overuren en extra werk moeten worden gecompenseerd. Dat kan financieel of in de vorm van vrije tijd. Elk arbeidscontract dient hiervoor een regel te bevatten, waarin automatisch het registratiesysteem voor aanwezigheid van toepassing is.

Verlofrechten duidelijk berekenen

Het handmatig berekenen van vakantie-uren kan erg omslachtig én foutgevoelig zijn, vooral in grotere organisaties met nogal wat personeelsverloop of waar zowel fulltime- als parttime medewerkers zijn.

Geautomatiseerde vakantieberekeningen garanderen efficiëntie en naleving van de wet. Personio berekent de rechten voor elk type werkrooster en toont ten allen tijden de resterende vakantiedagen. Ook wordt er rekening gehouden met feestdagen –die in elke regio of land verschillen.

De app voor aanwezigheidsregistratie gebruiken

Medewerkers kunnen in de Personio app gemakkelijk hun werktijden bijhouden als ze niet op kantoor zijn. De uren worden automatisch gesynchroniseerd met de webtoepassing, zodat de HR-afdeling én leidinggevenden een live overzicht hebben van de werkbelasting van alle betrokkenen.

Zodra de geregistreerde tijden met de webapp zijn gesynchroniseerd, worden ze veilig online opgeslagen. Dat is handig voor onvoorziene omstandigheden, zoals wanneer een medewerker zijn smartphone kwijtraakt. Medewerkers kunnen de Personio app gebruiken om de gewerkte tijd op hun gemak beheren, zowel op kantoor als thuis.

Hoe werkt aanwezigheidsregistratie met de app?

De app kan op basis van de parameters ‘Begin werk’, ‘Einde werk’ en ‘Werklocatie’ de locatievoorzieningen op de smartphones van medewerkers gebruiken om automatisch te registreren hoe veel ze hebben gewerkt. Aankomst op en vertrek vanaf specifieke plaatsen worden geregistreerd en genoteerd als het begin of einde van een werkdag.

Het vastleggen van locaties werkt echter niet als het gaat om individuele projecten in plaats van aanwezigheid op het werk. De software voor aanwezigheidsregistratie biedt gelukkig een eenvoudige oplossing voor dit probleem: medewerkers activeren de registratie met een klik op de knop, waarna hun projecturen automatisch worden opgeslagen.

De opgebouwde uren worden vervolgens ingevoerd in een centraal aanwezigheidsregistratiesysteem, waarin zowel HR als de medewerker de historiek kunnen bekijken.

Werkuren registreren met Personio

Medewerkers kunnen in Personio hun werkuren online invoeren en op elk moment de beoogde uren ten opzichte van de daadwerkelijke uren bekijken. Net als in een app voor aanwezigheidsregistratie dus, maar dan vanuit de browser. Medewerkers melden zich daarvoor aan bij hun werktijdenaccount –wanneer ze maar willen en op elke computer– en voeren hun start- en eindtijden en pauzes in.

Leidinggevenden of HR-managers kunnen met één klik de ingevoerde tijden bevestigen. Je kunt afzonderlijke goedkeuringsprocessen opgeven voor elke afdeling, elk team en elke individuele medewerker.

De software-interface is op een gebruiksvriendelijke manier vormgegeven en gegevens kunnen razendsnel worden ingevoerd. Leidinggevenden en HR-medewerkers kunnen de ingevoerde tijden met één klik bevestigen.

Als je externe systemen voor aanwezigheidsregistratie, zoals prikklokken, gebruikt, kun je de gegevens importeren in Personio.

Rapporteren met één klik

De rapportage- en exportfuncties van Personio laten je in één oogopslag zien hoeveel medewerkers er op een bepaald moment hebben gewerkt.

Genereer hiervoor een overzicht van aan- en afwezigheden, ziektedagen, wekelijkse werkuren en vakantiedagen aan het einde van de maand of jaar. Afhankelijk van de cijfers die interessant voor je zijn kan Personio een werkblad of visuele analyse maken, die je kunt exporteren of kunt gebruiken voor jouw rapportages