De belangrijkste kostenfactoren van HR-afdelingen

Erschwerniszulage_HR-Lexikon_Teaserimage

Als het om de totale bedrijfskosten gaat, spelen HR-kosten een belangrijke rol. Maar de kosten van HR zijn niet altijd direct duidelijk. In dit artikel bespreken we de belangrijkste factoren van HR-kosten.

Daarnaast geven we ook suggesties waarmee je team de HR-kosten kan verlagen. Zo weet je waar de kosten gemaakt worden en wat je daar eventueel aan kan doen.

De hoogste kosten komen van niets doen. Download onze gids (Engelstalig) voor meer informatie.

Wat zijn de belangrijkste HR-kosten?

Er zijn natuurlijk voor de hand liggende kosten. Dat kunnen uitgaven zijn voor kantoorapparatuur en werving, maar ook immateriële posten, zoals personeelsverloop en ontevredenheid. Door deze kosten te vertalen in getallen, wordt duidelijk wat de werkelijke waarde van HR is voor de totale bedrijfskosten.

Hoge fluctuatiepercentages

Vertrekkende medewerkers zijn duur. Telkens als een medewerker vertrekt, kost dat het bedrijf volgens een fluctuatieonderzoek uit 2016 ongeveer 43.000 euro (waarvan 6.000 euro wervingskosten). Dat staat ongeveer gelijk aan het gemiddelde jaarsalaris van een marketingmanager.

Dalende betrokkenheid

Medewerkers die de interesse in hun werk hebben verloren en eigenlijk al ‘mentaal ontslag’ hebben genomen, kosten soms meer dan medewerkers die daadwerkelijk ontslag nemen. Volgens een onderzoek van Gallup kunnen de algemene kosten door afgenomen betrokkenheid oplopen tot 118,4 miljard euro per jaar.

Een rekenvoorbeeld: stel dat een verkoopmedewerker met een salaris van 50.000 euro per jaar een omzet kan binnenhalen van 150.000 euro per jaar. Als deze medewerker gedemotiveerd of minder betrokken raakt, functioneert hij of zij misschien op slechts 70% van zijn of haar capaciteit en genereert daardoor nog maar 105.000 euro aan omzet, waardoor jij 45.000 euro misloopt.

Ziekteverzuim

Als individuele medewerkers of meerdere medewerkers van bepaalde afdelingen zich regelmatig ziek melden, is daar meestal een reden voor. Bovendien melden medewerkers zich steeds vaker ziek om psychische redenen. Volgens het Verzuimrapport AOK 2017 zei 79% van de ondervraagde werknemers dat hun gezondheidsproblemen te maken hadden met hun geestelijke gezondheid. In 53% van de gevallen had dat gevolgen voor hun prestaties op het werk.

Veel mensen werken door als ze ziek zijn, maar uit het onderzoek blijkt dat ze dan minder productief zijn en meer fouten maken. Daardoor lopen de kosten op tot 2.394 euro per werknemer (voor het verzuim zelf bedragen deze kosten 1.197 euro per werknemer per jaar). Dat lijkt op het eerste gezicht misschien niet veel, maar als je twintig medewerkers hebt die ziek zijn en toch komen werken, dan kost je dat zo’n 47.880 euro.

Inefficiënte administratieve processen

Verlofaanvragen verwerken, verzuimuren invoeren in Excel-spreadsheets, on- en offboarding regelen etc.: standaardprocessen vergen enorm veel tijd in HR. Het handmatig afhandelen van deze processen kost tijd en geld.

HR-managers verdienen gemiddeld 50.000 euro bruto per jaar en zijn daarmee een flinke kostenpost voor HR. Uit onderzoek van Kienbaum blijkt dat HR-medewerkers 39% van hun tijd aan administratieve taken besteden. Dat staat gelijk aan drie van de acht werkuren of 88 van 225 euro per dag. Per jaar besteden HR-medewerkers dus voor 19.500 euro aan administratieve taken.

Wat is ons argument voor HR-software?

Gids: Een businesscase opstellen voor HR-software Hoe pleit je voor HR-software voor jouw bedrijf? In deze gratis gids (Engelstalig) bieden we je een onweerlegbaar argument om écht strategische HR in je organisatie te introduceren.

Welke invloed heeft HR op de kosten?

Op basis van het voorgaande zijn er twee belangrijke manieren waarop HR kosten kan besparen:

  1. Stroomlijnan van administratieve processen
  2. Fluctuatie en afnemende betrokkenheid minimaliseren door loyaliteit en motivatie van medewerkers te bevorderen

Gezien bovenstaande cijfers, zijn kosten voor bijvoorbeeld kantoorapparatuur uiteindelijk te verwaarlozen.

Fluctuatie en afnemende betrokkenheid verminderen

Ontslag en afnemende betrokkenheid van medewerkers zijn twee van de belangrijkste factoren voor HR-kosten. Om die kosten te beperken is het zaak dat HR de loyaliteit van medewerkers bevordert. Als je bedrijf vijfhonderd medewerkers telt, betekent een reductie van het personeelsverloop met slechts 3 procent dat je bedrijf ieder jaar 15 medewerkers behoudt.

Ervan uitgaande dat het vertrek van een medewerker je bedrijf telkens 43.000 euro kost, kun je maar liefst 645.000 euro besparen door deze 15 medewerkers per jaar vast de houden. De twee bepalende factoren voor de loyaliteit van werknemers zijn personeels- en managementontwikkeling.

Personeelsontwikkeling om fluctuatie te minimaliseren

Personeelsontwikkeling kan allerlei vormen aannemen, waarbij seminars en coaching slechts één permanent opleidings- en trainingstraject vormen. Als de 15 medewerkers in het bovenstaande voorbeeld een budget voor personeelsontwikkeling van 1.500 euro per persoon krijgen, zou de totale investering slechts 22.500 euro bedragen. Vergeleken met de kosten van fluctuatie (645.000 euro) is dat niet meer dan een druppel op een gloeiende plaat. Maar zo’n aanpak vereist wel professioneel prestatiemanagement.

Slecht leiderschap heeft een negatieve invloed op de loyaliteit van werknemers

Managers hebben ook invloed op de promotie en ontwikkeling van medewerkers. Volgens onderzoek van Gallup voelt 67% van de werknemers zich slechts in beperkte mate loyaal aan hun bedrijf, wat het gevolg zou zijn van slechte leiderschapskwaliteiten op managementniveau.

Maar hoe moeten managers veranderen? Volgens de Employee Engagement Index 2014 moeten ze toegankelijk en competent zijn en doelgericht leiding geven. Laten we elk van deze factoren nader bekijken:

  • Toegankelijkheid: managers moeten altijd benaderbaar zijn, ook als het gaat om zaken die niet met het werk te maken hebben.
  • Competentie: managers moeten op de hoogte zijn van de taken en projecten van medewerkers, verantwoordelijkheden op de juiste manier delegeren en medewerkers motiveren.
  • Doelgericht leiderschap: managers moeten zich focussen op de sterke kwaliteiten van medewerkers en samen met medewerkers prestatiedoelen en werkprioriteiten definiëren.

Dit soort leiderschap geeft mensen het gevoel dat ze gewaardeerd worden en draagt in belangrijke mate bij aan de ontwikkeling van medewerkers. HR moet daarbij het initiatief nemen en managers adequaat opleiden.

Zo’n aanpak loont ook financieel: als een manager leiding geeft aan een team van tien medewerkers en slechts twee van deze medewerkers ontslag nemen, kost dat het bedrijf al 86.000 euro. Maar het ontwikkelen van leiderschapskwaliteiten bij teammanagers, waardoor de loyaliteit van alle tien de medewerkers in het team verbetert, kost slechts 3.000 euro voor twee seminars of trainingen per jaar.

Inefficiënties verminderen

Hoe kunnen HR-medewerkers zich met belangrijke strategische en conceptuele taken bezighouden als ze 39% van hun tijd besteden aan administratieve taken? Ze verliezen iedere dag drie uur, dus het is duidelijk dat ze daarvoor niet genoeg tijd overhouden. Volgens een onderzoek van Kienbaum zou de administratieve werklast van HR niet meer dan 15 tot 25 procent moeten zijn, oftewel 1 uur en 12 minuten per dag.

Hoe ontstaat die administratieve werklast en hoe kan deze verminderd worden? Op basis van onze ervaring met meer dan tweeduizend klanten stellen we bij Personio keer op keer vast dat de meeste inefficiënties ontstaan door handmatige (papieren) processen, onnodig dubbel werk en slechte gegevensopslag.

Dat levert allemaal extra werk op doordat hetzelfde proces meerdere keren doorlopen moet worden. Met de juiste software kun je processen voor bijvoorbeeld verlofaanvragen en de voorbereiding van de loonadministratie stroomlijnen.

Geautomatiseerde processen versus handmatige routinetaken

HR-medewerkers voeren iedere dag vaak dezelfde taken uit, zoals het voorbereiden van de loonadministratie, het invoeren van verlofuren en het bijhouden van gewerkte uren. Als je één HR-medewerker per honderd medewerkers hebt, kan handmatige verwerking weken duren. Vaak is daar zelfs iemand fulltime mee bezig.

Met HR-software zoals Personio kun je deze processen automatiseren. Wij hebben op onze HR-afdeling slechts een persoon voor de loonadministratie, en die besteedt ongeveer drie dagen per maand aan de loonadministratie van honderd medewerkers.

Onze HR-medewerkers hoeven bijvoorbeeld geen verlofuren meer in te voeren, omdat alle medewerkers dat zelf doen via selfservicemogelijkheden.

Selfservice voor medewerkers

HR-medewerkers moeten ervoor zorgen dat personeelsdossiers altijd actueel zijn. Daarvoor moeten ze voor iedere medewerker gegevens over verlofuren en gewerkte uren verzamelen, personeelsdossiers raadplegen of doorzoeken en gegevens bijwerken. Als je honderd medewerkers hebt, kan dat veel tijd kosten.

Met Personio voeren je medewerkers die gegevens zelf in, zodat jij je er helemaal niet meer mee bezig hoeft te houden.

Concreet betekent dat bijvoorbeeld dat je niet meer achter je collega’s hoeft aan te zitten om verzuimgegevens te verzamelen. En je medewerkers kunnen met slechts vijf tot zeven muisklikken in minder dan een minuut ziekteverzuim melden of thuiswerk aanvragen.

Onboarding

Apparatuur installeren, introductiebijeenkomsten en -evenementen organiseren en welkomstmails versturen: het handmatig voorbereiden van onboardingprocessen voor nieuwe werknemers kost veel moeite en kan wel een dag in beslag nemen, afhankelijk van je onboardingworkflows.

Met software zoals Personio kost je dat slechts 30 minuten (plus algemene taken zoals het plannen van vergaderingen en vergaderruimtes en het inrichten van werkplekken). Hoe? Simpel: door onboardingprocessen voor te bereiden en te automatiseren. Bovendien kun je voor iedere afdeling andere onboardingprocessen definiëren en aan je collega’s delegeren.

Kost een rommelige onboarding je geld?

Wil je nieuwe medewerkers een gestroomlijnd en duidelijk onboardingproces bieden? Klik dan op de onderstaande link om onze gratis checklist voor onboarding te downloaden (Engelstalig). Doe er je voordeel mee!

Chaotische lijsten en spreadsheets

Het beheren van personeelsgegevens in Excel is niet alleen omslachtig en foutgevoelig, maar voldoet ook niet aan de regelgeving voor gegevensbescherming. HR moet voortdurend controleren wie lijsten kan inzien en bewerken. Eventuele fouten worden vaak niet opgemerkt en blijven bestaan of moeten achteraf hersteld worden, wat extra tijd, geld en moeite kost.

Als deze processen gedigitaliseerd en softwarematig uitgevoerd worden, wordt de kans op fouten drastisch verminderd. HR kan verschillende medewerkers specifieke toegangsrechten verlenen en weet altijd wie toegang heeft tot welke documenten.

Hoe krijg je interne stakeholders mee?

Waarom investeren zo weinig bedrijven in het optimaliseren en digitaliseren van hun processen? De grootste obstakels voor de implementatie van HR-software zijn meestal interne stakeholders, zoals managers en de directie. Waarom zou je geld investeren in software? Het werkt toch prima allemaal? Dat is een veelgehoorde reactie op het voorstel om HR-software te implementeren.

Het probleem is dat je collega’s slechts het topje van de ijsberg zien als het gaat om HR-kosten. Daarom moet jij als HR-expert met harde feiten en liefst harde cijfers duidelijk maken wat zich onder de oppervlakte afspeelt.

Geef argumenten die worden ondersteund door cijfers

De belangrijkste kostenfactoren zijn ontslag en afnemende betrokkenheid van medewerkers, ziekteverzuim en inefficiënte processen. Als HR-medewerkers de eerste twee kostenfactoren willen verkleinen, moeten ze meer tijd investeren in waardevolle taken zoals de tevredenheid en loyaliteit van medewerkers en de bedrijfscultuur. Maar zulke inspanningen worden vaak gehinderd door inefficiënte processen, die bovendien meer geld kosten.

HR-software vermindert de administratieve werklast maar kost natuurlijk wel geld, wat veel HR-managers (en directieleden) kan afschrikken. Maar als je een reële vergelijking maakt, blijkt al snel dat software veel goedkoper is dan handmatige administratieve werkzaamheden. Dus waarom geef je je directie niet een kostenvergelijking tussen werken met en zonder HR-software?

Vergelijking van HR-softwarekosten

Maandelijkse kosten van administratieve werkzaamheden zonder software: € 1.740 Kosten van administratieve werkzaamheden met software: € 703 Softwarekosten: € 550 Totale kosten: € 1.253 Kostenbesparing met software: € 487

Het uitgangspunt zonder software:

Een HR-manager verdient gemiddeld 50.000 euro per jaar, of ongeveer 29 euro per uur. Als een HR-manager iedere maand 60 uur aan administratieve taken besteedt (op basis van negentig medewerkers), dan kost dat 1.740 euro pre maand als er geen software gebruikt wordt.

Het uitgangspunt met software:

Voor 100 medewerkers kost onze software 550 euro per maand (voor het Professional-pakket). Ervan uitgaande dat HR-software de administratieve werkzaamheden met 15 procent kan verminderen (de ideale waarde volgens het Kienbaum-onderzoek), dan hoeft de HR-manager nog slechts 24 uur per maand te besteden aan administratieve processen. De kosten van de administratieve werkzaamheden worden daardoor teruggebracht tot slechts 703 euro per maand. Tezamen met de softwarekosten bedragen de totale kosten 1.253 euro per maand. Dat is 487 euro minder dan zonder software.

Geef specifieke argumenten

Zeg niet: “Ik wil graag HR-software zodat ik minder werk heb aan administratieve taken”.

Zeg: “HR kan maximaal bijdragen aan het succes van ons bedrijf door de loyaliteit van medewerkers te bevorderen. Want telkens als een medewerker vertrekt, kost ons dat 43.000 euro. Maar daarvoor heb ik meer tijd nodig, die ik nu niet heb vanwege allerlei administratieve taken. HR-software kan die administratieve taken voor mij uitvoeren, waardoor ik elke dag twee uur overhoud.”

Dring HR-kosten terug en verhoog de productiviteit

Volgens de Global Engagement Database zijn bedrijven met zeer loyale medewerkers 22% succesvoller dan hun concurrenten.

Investeren in de loyaliteit van je medewerkers levert je bedrijf dus dubbel financieel voordeel op: je medewerkers worden productiever en je bespaart kosten door fluctuatie en afnemende betrokkenheid van medewerkers. Maar daarvoor moet HR zich focussen op een heldere strategie en daarvoor moeten HR-medewerkers tijdrovende, onproductieve taken elimineren.

De oplossing voor dit probleem is software waarmee je je processen efficiënter kunt maken. Maar je hebt harde cijfers nodig om je argument kracht bij te zetten en je belanghebbenden te overtuigen. Je hoeft geen cijfers tot op de komma nauwkeurig door te rekenen, als je de verhoudingen maar accuraat kan aangeven. Bijvoorbeeld: iedere medewerker die vertrekt, kost het bedrijf 43.000 euro. Maar HR-software kost slechts 700 euro per maand EN biedt voordelen voor het hele bedrijf.

Reken de diverse factoren in dit artikel door voor je eigen bedrijf, vanaf het fluctuatiepercentage en de bijbehorende kosten tot de hoeveelheid tijd die aan administratieve taken besteed wordt. Presenteer die cijfers vervolgens aan je directie.

Download onze HR-kostengids

Download nu